Zmart-iVent-Handbuch¶
Falls Sie das Handbuch ausdrucken wollen bietet sich die Druckversion dieser Seite an. Bitte vermeiden Sie wenn möglich unnötigen Papierverbrauch. Link zur Web-Version.
Grundlagen¶
Zmart-iVent ist eine Anmelde- und Verwaltungssoftware für Ferienprogramme.
In Zmart-iVent gibt es drei Benutzertypen, die mit dem System interagieren.
Institution¶
Das sind Angestellte der tragenden Institution, also beispielsweise der Stadt oder Gemeinde. Sie sind für die Verwaltung des gesamten Programms zuständig und haben die Möglichkeit sämtliche Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und festzulegen, was im System passiert.
Veranstalter¶
Dies sind meist Vereine, Kirchen, Gruppen oder Unternehmen, mit denen ihre Institution zusammenarbeitet und welche meist die eigentlichen Veranstaltungen während des Programms durchführen. Die Veranstalter lassen Ihnen die Daten ihrer Veranstaltungen zukommen, damit Sie diese ins System einarbeiten können.
Des Weiteren ist es möglich, die Veranstalter die Daten selbst eintragen zu lassen. Dazu müssen den Veranstaltern lediglich Zugangsdaten zugesendet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Veranstalter.
Teilnehmer¶
Dies sind die Kinder und Jugendlichen, die letztlich an den Veranstaltungen teilnehmen. Sie suchen sich selbstständig Veranstaltungen aus, legen fest mit wem sie diese besuchen wollen und haben die Möglichkeit, den Veranstaltern und Ihnen wichtige Informationen zukommen zu lassen.
Erste Schritte¶
1. Startseite¶
Die Startseite ist der Einstieg in Ihr Programm. Neben einem Begrüßungstext für alle Teilnehmer findet sich hier eine Auflistung aller aktiven Programme, sowie die letzten hinzugefügten Veranstaltungen für aktive Programme. Diese Seite erscheint auch als Startseite für alle Teilnehmer und ermöglicht die Anmeldung für Ihr Programm.
Der Begrüßungstext und ein Banner können in den Institutionseinstellungen angepasst werden.
Anmeldung
Nach einem Klick auf „Verwaltung”, rechts oben auf der Seite, können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in die Verwaltungsansicht der Software anmelden.
Passwort vergessen
Mit einem Klick auf „Passwort vergessen“ werden Sie nach Ihrer E-Mail-Adresse gefragt. An diese wird ein Link versendet, mit dessen Hilfe Sie ein neues Passwort setzen können.
Achtung: der versendete Link ist aus Sicherheitsgründen nur drei Wochen gültig und kann nur einmal verwendet werden.
Ausnahmen: ein Veranstalter, der sein Passwort noch nicht gesetzt hat, kann über diese Funktion kein neues Passwort erstellen. Das initiale Setzen eines Passwortes für einen Veranstalter muss über den zugesendeten Link der Gemeinde passieren!
2. Impressum¶
Nach Ihrer Anmeldung werden Sie mit Ihrem neuen Impressum begrüßt, das darauf wartet, von Ihnen ausgefüllt zu werden. Nachträgliche Änderungen können später in den Einstellungen vorgenommen werden.
3. Veranstaltungsansicht¶
Nach der Erstellung des Impressums werden Sie sich in der Verwaltungsansicht wiederfinden - dies ist Ihre Ausgangsposition zur weiteren Verwendung des Programms. Als nächstes sollten Sie die Startseite Ihren Wünschen nach anpassen, gehen Sie dafür zu den Institutionseinstellungen/Zu den Einstellungen.
4. Institutionseinstellungen aktualisieren¶
In diesen Einstellungen können Sie Ihre Startseite personalisieren. Nachdem Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, kehren Sie zurück in die Verwaltungsansicht.
5. Ein Programm erstellen¶
Der erste Schritt für ein funktionierendes Ferienprogramm ist das Programm an sich. Wählen Sie zuerst unter der Programmübersicht das Feld: „Neues Programm erstellen“ aus. Im folgenden Formular können Sie Ihr gewünschtes Programm erstellen. Nach der Fertigstellung werden Sie in die Detailansicht des neu kreierten Programms weitergeleitet. d .. image:: /_static/img/getting-started-new-program.png
- target
/_static/img/getting-started-new-program.png
6. Ein Veranstalter hinzufügen¶
Damit Sie eine Veranstaltung hinzufügen können, braucht es zuerst einen Veranstalter Veranstalter. Diesen können Sie über zwei Wege hinzufügen:
Unter der Benutzerverwaltung/“Zu den Veranstaltungsbenutzer“ in der Verwaltungsansicht.
In der Kopfleiste Ihres Programms unter Programm/Veranstalter.
Den Veranstalter erstellen Sie wie gewohnt über das bereitgestellte Formular. Nach der Fertigstellung werden Sie weiter zu der Detailansicht des neu erstellten Veranstalters geleitet. In dieser Ansicht können Sie den Veranstalter bearbeiten oder auch löschen.
Achtung: Veranstalter werden Programmübergreifend erstellt. Dies bedeutet, dass das Löschen eines Programms nicht das Löschen der teilnehmenden Veranstalter mit sich führt, dies muss manuell getätigt werden.
Hinweis: Ein Veranstalter muss einem Programm zugewiesen sein, um ihn innerhalb des Programms nutzen zu können. Sie können bereits bestehende Veranstalter im Programm in der Veranstalteransicht hinzufügen.
7. Eine Veranstaltung hinzufügen¶
Nun da ein Veranstalter zur Verfügung steht, können Sie ebenfalls eine Veranstaltung hinzufügen. Hierfür wählen Sie in der Programmübersicht in der Kopfleiste Programm/Veranstaltungen aus. Erstellen Sie die gewünschte Veranstaltung. Sie werden zudem Ihren zuvor hinzugefügten Veranstalter als Option im Feld Veranstalter bemerken.
8. Den Anmeldezeitraum des Programms festlegen¶
Im letzten Schritt wird festgelegt, wann sich die Bürger für das neu erstellte Programm anmelden können. Hierfür wählen Sie in der Kopfleiste Programm/Einstellungen aus und bewegen sich dann in das Tab Anmeldung. Hier können Sie nun den Anmeldezeitraum beliebig anpassen. Sobald nun dieses Datum erreicht wurde, können sich Ihre Bürger frei für das von Ihnen bereitgestellte Programm anmelden.
9. Abschluss der Einführung¶
Glückwunsch! Sie haben die Einführung erfolgreich abgeschlossen und sind nun mit einem voll funktionsfähigen Ferienprogramm ausgestattet. Für mehr Informationen steht Ihnen der Rest der Dokumentation stets zur Verfügung. Wir wünschen noch viel Erfolg.
Verwaltungsansicht¶
Nachdem Sie sich eingeloggt haben, gelangen Sie zur Gesamtübersicht. Hier können Sie programmübergreifende Einstellungen vornehmen und z. B. Institutionsbenutzer verwalten oder neue Programme erstellen. Diese Bereiche werden im Folgenden erklärt.
Programmübersicht¶
In der Programmübersicht finden sich alle Veranstaltungen, die Sie in Zmart-iVent angelegt haben. Sie können hier neue Programme anlegen, duplizieren oder Teilnehmer in ein anderes Programm kopieren. Weiter unten finden Sie die Beschreibungen zu den einzelnen Punkten.
Neues Programm erstellen¶
Über die Schaltfläche Neues Programm erstellen gelangen Sie zu einem Formular. Erstellen Sie hier Ihr Programm (z. B. Sommerferien 2016). Weitere Einstellungen können Sie später in den Programmeinstellungen konfigurieren.
Vergeben Sie einen Titel und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Der Beschreibungstext wird auf Ihrer Startseite unter dem jeweiligen Programm angezeigt. So können Sie jeder Veranstaltung zusätzliche Informationen anfügen. Der Text kann mit Markdown nach Ihren Wünschen gestaltet werden. Einen Link zur Hilfe finden Sie unter dem Textfeld.
Programm duplizieren¶
Wenn Sie ein Programm mit denselben oder ähnlichen Veranstaltungen im neuen Jahr erneut verwenden wollen, gibt es die Möglichkeit Programme zu duplizieren. Dabei können Sie auswählen, ob Sie nur die Veranstalter oder auch Veranstaltungen kopieren wollen. Zusätzlich werden alle Einstellungen übernommen.
Letzte Änderungen¶
In der Rubrik Letzte Änderungen wird der Verlauf Ihrer Zmart-iVent-Instanz wiedergegeben. Sie sehen die Änderungen aller Nutzer aus allen Programmen. Um die Änderungen pro Programm oder Benutzer einzuschränken, können Sie in dem gesamten Verlauf das Programm oder den Institutionsbenutzer auswählen.
Folgende Änderungen werden im Protokoll aufgelistet:
Erstellen/Bearbeiten/Löschen von Programmen/Veranstaltern/Veranstaltungen/Teilnehmern/Anmeldungen
Durchführen der automatischen Zuteilung
Wenn zwei Anmeldungen mit identischen Teilnehmern vom System automatisch zusammengefügt wurden
Versenden von Nachrichten (E-Mails)
Kopieren von Teilnehmern in ein anderes Programm
Hinzufügen von allen Veranstaltern zu allen Programmen
Spezialfälle die keinen Eintrag erzeugen:
Hinzufügen/Löschen von Bildern und Anhängen bei Veranstaltungen
Hinzufügen/Löschen von Gruppenwünschen/Freundschaften bei Teilnehmern
Benutzerverwaltung¶
Die Benutzerverwaltung ist in die zwei Benutzergruppen unterteilt: Institution und Veranstalter.
Institutionsbenutzer¶
Möchten Sie Ihre Programme mit mehreren Mitarbeitern bearbeiten, können Sie weitere Institutionsbenutzer anlegen. Gehen Sie Zu den Institutionsbenutzern und klicken Sie zum Erstellen auf Benutzer erstellen. Nur Superuser können neue Institutionsbenutzer erstellen. Sie können einen bestehenden Benutzer allerdings zum Superuser machen und ihm Administratorenrechte geben, indem Sie beim Bearbeiten das Häkchen bei Administrator-Status setzen. Um einen bestehenden User zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf den Namen und anschließend im neuen Fenster auf Benutzer aktualisieren. Die Berechtigungen der Institutionsbenutzer können Sie unter Berechtigungen verwalten einstellen.
Berechtigungen der Institutionsbenutzer¶
Hier können Sie die Berechtigungen für die Institutionsbenutzer einstellen. Dabei haben Sie die Wahl einzelne Benutzer zu bearbeiten oder mehrere gleichzeitig. In der Übersicht können Sie einsehen, welcher Benutzer welche Rechte besitzt.
Bei der Bearbeitung von mehreren Benutzern mit unterschiedlichen Berechtigungen kann es zu Konflikten kommen. Gibt es Konflikte bei den Zugriffsrechten von Programmen, ist das Feld zu Beginn leer und muss per Hand ausgefüllt werden - ein Speichern ist davor nicht möglich. Dies soll garantieren, dass Benutzer nicht absichtlich Zugriff auf bestimmte Programme bekommen. Konflikte bei den Bearbeitungsrechten werden mit einem Minus dargestellt, speichern ist mit diesen Konflikten problemlos möglich.
Achtung: Nur Superuser können Berechtigungen einstellen.
Veranstaltungsbenutzer¶
Sie finden unter Zu den Veranstaltungsbenutzern zudem eine Auflistung aller Veranstalter, die Sie in allen Programmen schon angelegt haben. Erstellen Sie neue Veranstalter oder schalten Sie beim Bearbeiten von vorhandenen Veranstaltern Programme frei. Hier finden Sie außerdem eine Schaltfläche mit der Sie alle Veranstalter allen aktiven Programmen mit einem Klick hinzuzufügen können oder falls die Veranstalter ein Logo hochgeladen haben, dann können Sie alle Logos auf einmal herunterladen.
Achtung: Veranstalter werden programmübergreifend angelegt, d.h. für jeden Veranstalter kann festgelegt werden auf welche Programme er Zugriff hat.
Berechtigungen der Veranstalter¶
Hier können Sie die Berechtigungen der Veranstalter festlegen, diese sind programmübergreifend.
Achtung: Nur Superuser können Berechtigungen einstellen.
Institutionseinstellungen¶
Allgemeine Einstellungen¶
In den Institutionseinstellungen können Sie das allgemeine Erscheinungsbild oder die Startseite ändern. Sie können beispielsweise ein Bild für die Kopfzeile auf der Willkommensseite hochladen oder unter Design zwischen verschiedenen Designs wählen. Sollte Sie bereits über Vorkenntnisse in CSS verfügen, können Sie unter zusätzliches CSS Ihren ganz eigenen Style miteinbringen.
Tragen Sie für die Startseite alle wichtigen Informationen für die Teilnehmer ein. Dazu gehören der allgemeine Ablauf der Anmeldung, eventuelle Zuteilungen und Informationen zum Bezahlungsprozess. Den Begrüßungstext können Sie mit Hilfe von Markdown-Befehlen gestalterisch anpassen. Den Link für die Markdown-Hilfe finden Sie unter dem Begrüßungstextfeld.
Für Institutionen, die ohne einen Veranstaltungspass arbeiten wollen oder diesen den Teilnehmern nicht online zur Verfügung stellen wollen, gibt es die Möglichkeit, das Anfordern des Passes zu deaktivieren.
Das Anzeigen der neu hinzugefügten Veranstaltungen am Ende der Begrüßungsseite kann hier deaktiviert werden.
Des Weiteren besteht die Option Veranstaltern das eigenständige Registrieren zu erlauben. Hierfür muss der Haken bei „Anmeldung von Veranstaltern erlauben“ gesetzt werden, anschließend können die Veranstalter sich im Login-Fenster mit dem Button „Als Veranstalter registrieren“ einen Account erstellen.
Achtung: Diese Accounts müssen danach von einem Administrator aktiviert werden!
Impressumsangaben¶
Füllen Sie alle geforderten Impressumsangaben aus. Bitte überprüfen Sie diese regelmäßig auf Aktualität.
Nachrichten¶
Mitteilungszentrale anzeigen¶
In der Mitteilungszentrale können Sie bequem Nachrichten an Ihre Teilnehmer oder Veranstalter verschicken. Bereits verschickte Nachrichten werden Ihnen als Verlaufseinträge angezeigt.
Vorlagen verwalten¶
Hier können Sie einfach und unkompliziert häufig geschriebene Nachrichten als Vorlage abspeichern und somit viel Zeit einsparen. Nach dem Abspeichern können Sie Ihre Vorlage bei dem Erstellen einer neuen Nachricht unter Vorlagen auswählen.
Programme¶
Navigation¶
Um die Navigation zu erhalten, müssen Sie zunächst auf ein Programm in der Programmübersicht klicken. Anschließend können Sie in der Kopfleiste auf alle wichtigen Funktionen zugreifen. Die Navigation ist in drei Bereiche gegliedert:
Programm: Unter dem Punkt Programm finden Sie alles was mit dem Programmheft zu tun hat, d.h. Informationen zu Veranstalter und Veranstaltungen, Programmeinstellungen oder Warnungen.
Teilnehmer: Unter dem Punkt Teilnehmer finden Sie alles was mit einem Teilnehmer zu tun hat, d.h. Informationen zu Teilnehmer und deren Anmeldungen.
Weiteres: Unter dem Punkt Weiteres finden Sie weitere Verwaltungsbereiche, wie z. B. die Mitteilungszentrale, die Exportzentrale oder die Bezahlungszentrale.
Mit einem Klick auf das „Haus”-Symbol gelangen Sie zurück zur allgemeinen Übersicht aller Veranstaltungen. Der Name der Programme neben dem Haus führt zurück zur Übersichtsseite dieser. Mit dem Pfeil-Symbol können Sie zur Teilnehmeransicht, d.h. dem Programmheft des Programms wechseln.
Änderungen¶
In der Rubrik Letzte Änderungen wird der Verlauf Ihres Programms wiedergegeben. Welche Änderungen angezeigt werden, lesen Sie hier.
Statistiken¶
Die Statistiken bieten eine Auswertung aller bisher ins Programm eingetragenen Daten. Eine sinnvolle Auswertung der Statistiken ist erst nach Anmeldung der Teilnehmer möglich. Über die Export-Buttons, die sich in der Übersicht befinden, können Sie direkt zur Exportzentrale wechseln. Oder auch mit Statistiken exportieren direkt alle Informationen als Excel-Tabelle abrufen. Aus der Excel-Tabelle heraus können Sie beispielsweise in Microsoft Office Serienbriefe erstellen.
Veranstalter¶
Damit Sie Veranstaltungen anlegen können, benötigen Sie Veranstalter. Veranstalter werden immer global erstellt und können somit in mehreren Programmen aktiv sein. Ein Löschen der Veranstalter ist nur über die Benutzerverwaltung möglich. Alle zugehörigen Veranstaltungen inklusive der Anmeldungen werden dabei ebenfalls entfernt.
Veranstalterliste (im Programm)¶
In einem Programm können Sie sich unter Veranstalter einen Überblick über alle Veranstalter des aktuellen Programms verschaffen. Mit einem Klick auf Veranstalter erstellen können Sie einen neuen Veranstalter für das Programm anlegen und mit einem Klick auf E-Mail an alle Veranstalter werden Sie direkt zur Mitteilungszentrale weitergeleitet.
Geben Sie alle wichtigen Daten des Veranstalters, inklusive Ansprechpartner, ein und klicken Sie auf Anlegen. Der Veranstalter taucht jetzt in der Übersicht auf. Zusätzlich können Sie einstellen, ob E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer des Veranstalters bei den Teilnehmern angezeigt werden soll.
Veranstalterliste (global)¶
Über die Schaltfläche Zu den Veranstalterbenutzern auf der Verwaltungsstartseite gelangen Sie zu allen Veranstaltern aller Programme.
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines neuen Veranstalters können Sie die aktiven Programme auswählen, auf die der Veranstalter Zugriff haben soll.
Veranstalterzugang¶
Der Benutzername und ein initiales Passwort eines Veranstalters werden beim Anlegen automatisch erstellt, allerdings können diese nicht direkt vom Veranstalter genutzt werden. Schicken Sie dem Veranstalter per Mitteilungszentrale eine Nachricht mit seinen Zugangsdaten zu (Tipp: Nutzen Sie dazu die Vorlage). Wenn Sie in der Nachricht die Variable {{Veranstalter.Passwortrücksetzseite}} benutzen, dann bekommt der Veranstalter einen Link zum Zurücksetzen des Passworts.
Mit diesen Daten kann er sich dann auf der gleichen Seite anmelden, auf der auch Sie sich eingeloggt haben. Wie viel Zugriff ein Veranstalter in seinem Zugang hat, kann über die Berechtigungen in der Benutzerverwaltung festgelegt werden.
Achtung: Der zugesendete Link hat aus Sicherheitsgründen nur eine Gültigkeit von drei Wochen und ist auf eine einmalige Nutzung limitiert. Ist diese Zeit abgelaufen und der Veranstalter hat sich noch kein eigenes Passwort generiert, müssen die Zugangsdaten erneut versendet werden.
Berechtigungen einstellen¶
Über Berechtigungen einstellen auf der Verwaltungsstartseite können Sie verschiedene Rechte einstellen, ob Veranstalter z. B. Mitteilungen an ihre eigenen Teilnehmer schicken können oder neue Veranstaltungen hinzufügen können.
Veranstalter entfernen¶
Ein Veranstalter kann entfernt werden. Dazu navigieren Sie zur globalen Veranstalterliste wie oben beschrieben. Wenn nun ein Veranstalter ausgewählt wird, können Sie über die Schaltfläche Veranstalter entfernen den entsprechenden Veranstalter entfernen.
Achtung: Bitte beachten Sie, dass damit alle Veranstaltungen des Veranstalters ebenfalls entfernt werden.
Veranstaltungen¶
Veranstaltungsliste¶
In der Übersicht sind alle Veranstaltungen aufgelistet. Durch Eingabe des Veranstaltungsnamens z. B. in das Suchfeld der jeweiligen Spalte kann die angezeigte Tabelle durchsucht werden.
Veranstaltung erstellen¶
Legen Sie mit einem Klick auf Veranstaltung erstellen eine neue Veranstaltung an. Wählen Sie den Veranstalter aus, der die Veranstaltung anbietet. Eventuell muss dieser erst in der Veranstalterübersicht erstellt werden.
Vergeben Sie einen Veranstaltungstitel und fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Diese können Sie wiederum mit HTML-Befehlen gestalten. Die Kurzbeschreibung wird für Teilnehmer in der Veranstaltungsübersicht angezeigt und stellt eine Zusammenfassung der normalen Beschreibung dar. Beschränken Sie daher die Kurzbeschreibung auf möglichst wenige Sätze.
Veranstaltungsnummern¶
Sie können einzelne Nummern direkt beim Bearbeiten einer Veranstaltung ändern. Falls eine andere Veranstaltung mit derselben Nummer bereits existiert, dann werden die Nummern der Veranstaltungen getauscht. Wenn alle Veranstaltungen chronologisch nach Startzeitpunkt neu durchnummeriert werden sollen, dann klicken Sie in der Übersicht auf Veranstaltungsnummern neu zuteilen.
Treffpunkt: Längen- und Breitengrade¶
Es ist möglich für Treffpunkte Längen- und Breitengrade anzugeben. Diese können z. B. auf der Seite Nominatim gefunden werden.
Suchen Sie nach Ihrem Standort, klicken Sie auf diesen und unter dem Punkt Centre Point können Sie die Werte schließlich auslesen.
Dadurch wird der Treffpunkt zu den genauen Koordinaten auf der Karte von Open Street Map verlinkt.
Termine¶
Sie können für die Veranstaltung mehrere Termine erstellen. Dies ist dann wichtig, wenn eine Veranstaltung beispielsweise über mehrere Vormittage stattfindet. Der Teilnehmer könnte an diesen Tagen trotzdem noch an anderen Veranstaltungen teilnehmen.
Zum Erstellen eines Termins tragen Sie in das linke Feld eine Startzeit und in das rechte Feld eine Endzeit ein. Die Formate entnehmen Sie der Grafik. Danach drücken Sie auf Termin hinzufügen. Um einen Termin zu löschen drücken Sie einfach den Button Löschen rechts neben dem Termin. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, dann müssen Sie schließlich die Veranstaltung abspeichern.
Anmeldefrist¶
Hier kann eine veranstaltungseigene Anmeldefrist angegeben werden. Diese überschreibt die globale Anmeldefrist und gilt nur für diese Veranstaltung.
Wichtig: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie vorher in den Programmeinstellungen aktiviert worden ist.
Beim Veranstalter bezahlen¶
Wenn die Teilnehmer direkt beim Veranstalter für die Veranstaltung bezahlen sollen, setzen Sie den Haken bei Direkt beim Veranstalter bezahlen. Ist die Veranstaltung kostenlos, können Sie diese Option ignorieren.
Wichtig: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie vorher in den Programmeinstellungen aktiviert worden ist.
Beim Veranstalter anmelden¶
Ist diese Funktion aktiviert, erscheint diese Veranstaltung zwar in der Anmeldeübersicht, eine Anmeldung über das System ist allerdings nicht möglich.
Wichtig: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie vorher in den Programmeinstellungen aktiviert worden ist.
Veranstaltungsdetails¶
Klicken Sie in der Übersicht auf eine Veranstaltung, gelangen Sie auf deren Detailseite. Dort können Sie einige Einstellungen vornehmen, wie z. B.
Veranstaltung kopieren¶
Möchten Sie die gleiche Veranstaltung an unterschiedlichen Terminen stattfinden lassen, so können Sie hier ganz einfach die gesamte Einstellung kopieren. Sie müssen dann nur noch die Termine anpassen und die Veranstaltung anlegen. Auch das Kopieren in ein anderes Programm ist möglich.
Veranstaltung bearbeiten¶
Die Daten der Veranstaltung bearbeiten Sie mit einem Klick auf Veranstaltung bearbeiten.
Achtung: Die Änderungen an der Veranstaltung werden erst nach dem Klicken auf Aktualisieren übernommen.
Bilder und Anhänge verwalten¶
Wollen Sie für die Teilnehmer Bilder hochladen, dann klicken Sie auf den Pfeil neben Veranstaltung bearbeiten und dann auf Bilder verwalten, um in die Bildergalerie zu gelangen. Dort können Sie Bilder für Ihre Veranstaltung hinzufügen. Wählen Sie die Bilder mit Datei auswählen aus. Sie können für jedes Bild eine Beschreibung anfügen. Bestätigen Sie das Hochladen der Bilder mit Speichern. Mit Abbrechen gelangen Sie zurück auf die Veranstaltungsseite.
Neu hochgeladene Bilder werden automatisch als Titelbild verwendet falls noch keines ausgewählt ist. Ein anderes Titelbild können Sie beim Bearbeiten der Veranstaltung wählen.
Wollen Sie ein oder mehrere Bilder wieder entfernen, öffnen Sie die Bildergalerie und setzen Sie das Häkchen bei Löschen. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit einem Klick auf Speichern.
Analog zu Bildern können Sie Anhänge verwalten.
Veranstaltung absagen¶
Eine Veranstaltung kann abgesagt werden, indem auf den Button „Veranstaltung absagen“ geklickt wird. Bei abgesagten Veranstaltungen können sich keine neuen Teilnehmer mehr anmelden, und diese wird nicht bei der Verteilung berücksichtigt. Der Status aller Teilnehmer wird dabei auf abgelehnt gesetzt.
Veranstaltung erneut anbieten¶
Wurde eine Veranstaltung abgesagt, wird in der Detailansicht statt dem Veranstaltung Absagen Button ein neuer „Veranstaltung erneut anbieten“-Button angezeigt. Dadurch kann die Veranstaltung wieder angeboten werden. Beachten Sie jedoch, dass alle Teilnehmer die davor schon angemeldet waren, weiterhin den Status abgelehnt haben.
Teilnehmerlisten¶
Unter den allgemeinen Daten der Veranstaltung finden Sie die Anmeldungen auf die jeweilige Veranstaltung. Dort finden Sie auch Direktlinks zu verschiedenen anderen Bereichen, wie z. B. der Exportzentrale oder der Zuteilungsansicht.
Warnungen¶
In der Rubrik Warnungen werden Ihnen Warnungen zu Veranstaltungen und Teilnehmern des aktuellen Programms angezeigt.
Veranstaltungen¶
Hier erfahren Sie welche Veranstaltung die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht hat, welche Veranstaltung überfüllt ist und bei welcher Veranstaltung die Warteliste bereits voll ist.
Teilnehmer¶
Sie werden hier beispielsweise darauf aufmerksam gemacht, wenn ein Teilnehmer zu keiner Veranstaltung zugeteilt worden ist, er seinen aktuellen Veranstaltungspass noch nicht gesehen hat oder mögliche Gruppenwünsche nicht erfüllt werden konnten.
Des Weiteren wird Ihnen hier angezeigt, wenn es zwei vermeintlich gleiche Teilnehmer gibt. Mit einem Klick auf das mögliche Duplikat kommen Sie zum Assistenten für das automatische Zusammenfügen von Teilnehmern.
Auch Probleme mit etwaigen Gruppenwünschen, unaufgerufenen Veranstaltungspässen und unzugeteilten aber dennoch bezahlten Anmeldungen werden hier angezeigt.
Tipp: Prüfen Sie in den Anmeldungen nach, ob durch eventuelles Verschieben der Anmeldungen doch alle Teilnehmer an einer Veranstaltung teilnehmen können.
Zusammenfügen von Teilnehmern¶
Im Assistenten für das automatische Zusammenfügen von Teilnehmern wird Ihnen auf der einen Seite das vermeintliche Original und auf der anderen Seite das mögliche Duplikat des Teilnehmers angezeigt.
Mit Hilfe des Buttons Original und Duplikat tauschen können Sie die richtigen persönlichen Daten als Original auswählen, diese werden dem zusammengefügten Teilnehmer hinzugefügt. Ein Klick auf Zusammenführen und Duplikat löschen beendet den Vorgang. Es existiert nun nur noch ein Teilnehmer mit allen Anmeldungen.
Einstellungen¶
Allgemeines¶
Hier werden Programmtitel, Beschreibung und Ansprechpartner eines Programmes gesetzt. Diese Daten werden dem Teilnehmer auf der Startseite zu jedem aktiven Programm angezeigt.
E-Mail-Absender¶
Die hier angegebene E-Mail-Adresse wird in der Mitteilungszentrale als Absender verwendet. Antwortet ein Teilnehmer dann auf eine seiner von Zmart-iVent versendeten Nachrichten, wird die E-Mail an diese Adresse gerichtet.
E-Mail-Postfach für Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse¶
Diese E-Mail-Adresse wird als Empfänger-Adresse in der Mitteilungs-Zentrale benutzt, wenn die gewählten Empfänger keine E-Mail-Adresse angegeben haben.
Teilnahmebedingungen¶
Zusätzlich zu den Bedingungen, die Zmart-iVent an die Nutzer stellt, können Sie als Institution und Veranstalter des Programms eigene Teilnahmebedingungen formulieren. Diese müssen die Teilnehmer vor dem Absenden ihrer Anmeldung akzeptieren.
Einverständnis Fotoveröffentlichung¶
Hiermit können Sie im Anmeldeprozess die Einwilligung einholen, dass Bilder, die in der Verbindung mit dem Ferienprogramm gemacht wurden, später veröffentlicht werden dürfen. Achtung: Nutzer können die Fotoveröffentlichung auch ablehnen. Wenn Sie dies nicht erlauben wollen, deaktivieren Sie diese Option und fügen Sie einen entsprechenden Paragraphen hierfür in die Teilnahmebedingungen ein.
Einverständnis Kontaktaufnahme¶
Hier können Sie mithilfe eines Freitextfeldes beispielsweise vom Teilnehmer erfragen, ob seine E-Mail-Adresse für einen Newsletter-Versand genutzt werden darf. Der Teilnehmer kann diesen Punkt im letzten Schritt seiner Anmeldung akzeptieren, muss dies aber nicht. Ist die Abfrage aktiviert, können Sie in der Exportzentrale eine Excel-Liste mit allen Adressen exportieren.
Veranstaltung ohne Termin erlauben¶
Veranstaltungen müssen standardmäßig mindestens einen Termin vorweisen, um angelegt werden zu können - diese Voraussetzung kann hiermit ausgeschaltet werden.
Anmeldung¶
Anmeldemodus¶
Hier können Sie zwischen Sofortbuchung und der Buchen mit Anmeldefrist wählen.
Bei der Sofortbuchung können sich Teilnehmer direkt für Veranstaltungen anmelden. Sie bekommen sofort Bescheid über Zuteilung oder Ablehnung. Ist eine Veranstaltung schon voll besetzt, kann sich der Teilnehmer auf die Warteliste anmelden. Ist diese ebenfalls gefüllt, ist keine Anmeldung mehr möglich. Die Sofortbuchung ist entweder dauerhaft oder bis zu Ihrer globalen Anmeldefrist möglich.
Beim Buchen mit Anmeldefrist können sich die Teilnehmer innerhalb der gesetzten Anmeldefrist für Veranstaltungen bewerben. Nach Ablauf der Anmeldefrist können Sie die Teilnehmer mit dem automatischen Zuteilungsalgorithmus optimal auf alle Veranstaltungen verteilen. Alternativ teilen Sie die Teilnehmer von Hand zu.
Beginn/Ende der Anmeldefrist¶
Legen Sie hier die Anmeldefrist für Ihr Programm fest. Außerdem können Sie aktivieren, dass für einzelne Veranstaltungen eigene Anmeldefristen vergeben werden können. Dies kann z. B. nötig sein, falls ein Veranstalter früher eine Rückmeldung über die Teilnehmer benötigt.
Vergangene Veranstaltungen ausblenden¶
Vergangene Veranstaltungen werden in der Veranstaltungsübersicht der Teilnehmer ausgeblendet. Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn die Anmeldung auf einige Veranstaltungen noch möglich ist, während andere bereits stattgefunden haben. Es wird zudem empfohlen bei langlaufenden Programmen diese Option zu aktivieren, da hierdurch die Übersichtlichkeit verbessert wird.
Prozentuale Größe der Warteliste¶
Es ist sinnvoll, die Anzahl der Wartelistenplätze zu begrenzen, um für eine allgemein bessere Auslastung zu sorgen. Zudem ist zu berücksichtigen, dass eine unverhältnismäßig große Warteliste den Teilnehmer falsche Hoffnungen auf eine Zuteilung suggeriert. Begrenzen Sie die Warteliste hier relativ zur maximalen Teilnehmerzahl einer Veranstaltung.
Beispiel: Bei einer Veranstaltung mit maximal 10 Teilnehmern und einer prozentualen Größe der Warteliste von 20% gibt es zwei Wartelistenplätze.
Toleranz der Altersüberprüfung¶
Mit dieser Option können Sie eine zusätzliche Toleranz für die Altersüberprüfung festlegen (in Tagen). Normalerweise muss der Teilnehmer während der Veranstaltung (Start bis Ende) zwischen der Altersgrenze liegen.
Anzeige der aktuellen Belegung von Veranstaltungen¶
Auswahl der visuellen Darstellung der Veranstaltungsbelegungen. Zur Auswahl stehen:
Balken: Grobe Darstellung des Belegungstandes.
Balken und Zahlen: Präzise Darstellung des Belegungstandes.
keine Darstellung: Teilnehmer erhalten keine Informationen über den aktuellen Belegungstand.
Anmeldebestätigung per E-Mail¶
Dem Teilnehmer wird nach dem Anmeldeprozess automatisch eine E-Mail zugesandt, die ihm das Eingehen der Anmeldungen bestätigt. Wird Zmart-iVent nicht zur Online-Anmeldung genutzt, kann dies hier deaktiviert werden.
Veranstaltungsdetails ausblenden¶
Möglichkeit bestimmte Veranstaltungsdetails auszublenden. Zur Auswahl steht: Treffpunkt verbergen, Uhrzeit und Treffpunkt verbergen oder Nichts verbergen.
Teilnehmer können unbearbeitete Anmeldungen und Anmeldungen auf Wartelisten selbst löschen¶
Durch diese Option ist der Teilnehmer in der Lage Anmeldungen mit dem Status unbearbeitet und auf Warteliste mithilfe seines Veranstaltungspasses zu löschen. Voraussetzung dafür ist eine Buchung mit Anmeldefrist. Ein Teilnehmer erhält mit seiner Anmeldebestätigung Zugriff auf seinen Veranstaltungspass.
Anmeldungsbestätigung aktiv¶
Durch diese Option müssen Teilnehmer, sollten sie zu einer Veranstaltung hinzugefügt worden sein, diese nochmals in ihrem Veranstaltungspass bestätigen. Als Administrator können Sie alle unbestätigten angenommenen Anmeldungen löschen.
Gleichzeitige Anmeldung von Geschwisterkindern freischalten¶
Hierdurch können in einem Anmeldeprozess mehrere Geschwisterkinder gleichzeitig angemeldet werden.
Einschränkung: Geschwisterkinder können nur gleichzeitig zu allen Veranstaltungen angemeldet werden. Zudem ist nur die Preiskategorie des „Haupt“-Teilnehmers verfügbar.
Wird noch nicht von Familienanmeldungen und Zugangscodes unterstützt.
Familienanmeldungen aktiv¶
Erlaubt es, mehrere Teilnehmer ohne detaillierte Benutzerdaten für eine Veranstaltung anzumelden. Achtung: Ist diese Option aktiv, ist eine Geschlechterberenzung nicht mehr möglich, ebenso wie eine Limitierung von Plätzen von Preiskategorien. Außerdem wir die Altersbeschränkung deaktiviert und Teilnehmer erhalten lediglich die Information welche Altersempfehlung die Veranstaltung besitzt.
Freundesgruppen zulassen¶
Diese Option erlaubt die Rücksichtsnahme auf Freundschaftsgruppen und deren Wunsch, möglichst gemeinsam an Veranstaltungen teilzunehmen. Hinweis: Diese Option stellt keine Gruppen-Garantie dar.
Unterschrift pro Anmeldung abfragen¶
Diese Option fügt jeder Anmeldung eine eigenes Unterschriftenfeld hinzu. Der Status aller Unterschriften wird in der Detailansicht der Teilnehmer gezeigt. Von hier aus können sie zudem verwaltet werden.
Maximale Anmeldungen pro Teilnehmer¶
Beschränkt die Anzahl von Anmeldungen, die ein Teilnehmer tätigen kann, auf eine festgelegte Zahl.
Zugangscodes¶
Sie können Ihr Programm mit Zugangscodes schützen. Eine Anmeldung auf Veranstaltungen ist damit nur noch mit einem passenden Zugangscode möglich. Diese können Sie im Programm in der Rubrik Teilnehmer->Codes erstellen und exportieren lassen. Der Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn die Option in den Programmeinstellungen aktiviert ist. Diese Funktion eignet sich für Programme, an denen man nur mit einem gesonderten Pass oder Ähnlichem teilnehmen darf.
PLZ einschränken¶
Wenn Sie die Postleitzahl einschränken, können sich nur Teilnehmer aus dem gewählten PLZ-Bereich für Ihr Programm anmelden. Wichtig ist dabei, dass eine Postleitzahl nur 5 Ziffern haben darf und für jede Postleitzahl eine neue Zeile benutzt wird. Sie können beliebig viele Postleitzahlen erlauben.
Direkt beim Veranstalter bezahlen¶
Hier kann eingestellt werden, ob die Teilnehmer beim Veranstalter direkt bezahlen müssen oder nicht. Wählen Sie die Einstellung pro Veranstaltung entscheiden, kann in jeder Veranstaltung einzeln entschieden werden, wo bezahlt werden soll.
Direkt beim Veranstalter anmelden¶
Sollen sich die Teilnehmer nicht über Zmart-iVent auf die Veranstaltungen anmelden, sondern direkt beim Veranstalter, können Sie dies hier für das Programm festlegen. Die Einstellung pro Veranstaltung entscheiden sorgt dafür, dass für jede Veranstaltung einzeln entschieden werden kann.
Benutzerdefinierte Felder¶
Die benutzerdefinierten Felder sind umgezogen und sind nun als eigene Option unter Weiteres zu finden. Weitere Optionen finden Sie hier.
Banner¶
An dieser Stelle können Banner hochgeladen werden, die dem Teilnehmer im Anmeldeprozess des jeweiligen Programms angezeigt werden. Zusätzlich können die Banner mit einem Link versehen werden. Dies kann beispielsweise für Sponsoren verwendet werden.
Achtung: Diese Banner haben nichts mit dem Banner auf der Startseite zu tun. Dieses können Sie in den Institutionseinstellungen setzen. Mehr dazu hier.
Kooperation mit Veranstaltern¶
Hier können Sie einstellen ob Veranstaltungen einen Workflow also einen Status besitzen sollen Bsp. „Entwurf“ oder „Vom Veranstalter abgesendet“. Auch eine Bearbeitungsperre für Veranstalter kann hier aktiviert werden.
Veranstaltungspass¶
Wollen Sie die Druckversion des Veranstaltungspasses ändern, sodass z. B. nur alle zugeteilten Anmeldungen erscheinen, dann können Sie dies unter diesem Abschnitt ändern. Des Weiteren können Sie hier das Unterschriftenfeld, sowie den Bezahltstatus auf dem Pass verbergen.
Archivieren¶
Nach Vollendung eines Programms sollten Sie von Rechts wegen die erhobenen Daten anonymisieren. Wir bieten dazu die Funktion Programm archivieren an. Dies anonymisiert alle persönlichen Daten des ausgewählten Programms. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Neben der Archivierung kann das Programm an dieser Stelle auch komplett entfernt werden. Dabei werden auch alle Veranstaltungen und Teilnehmer des Programmes entfernt. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Hinweis: Nach der Archivierung haben Sie immer noch die Möglichkeit, auf die Daten zuzugreifen und sie zu kopieren.
Achtung: Drei Monate nach der letzten Veranstaltung wird das Programm automatisch archiviert. Sie werden allerdings per E-Mail zweimal vorgewarnt und können in den Einstellungen eine Verzögerung der Archivierung beantragen.
Benutzerdefinierte Fragen¶
Pro Programm können Sie, zu den bereits von den Teilnehmern angefragten persönlichen Daten, eine unbegrenzte Menge von benutzerdefinierten Fragen abfragen.
Besagte benutzerdefinierte Fragen gehören jeweils einem bestimmten Anwendungsbereich (Anmeldung, Teilnehmer oder Veranstaltung) an.
Fragen mit dem Anwendungsbereich Veranstaltung werden von dem Veranstalter beantwortet und dienen dazu, die Teilnehmer über wichtige Aspekte der Veranstaltungen aufzuklären.
Fragen mit dem Anwendungsbereich Anmeldung/Teilnehmer werden im Anmeldeprozess von dem Teilnehmer beantwortet (jeweils pro Anmeldung oder einmalig in den Teilnehmerdetails).
Zur Verfügung stehen drei verschiedene Typen:
Das Textfeld: Eingabe von Freitext seitens des Nutzers.
Antwort (Auswahl): Sie geben Antworten auf eine von Ihnen gestellte Frage vor, aus denen der Nutzer auswählen kann.
Ja/Nein Fragen: Fragen die mit Ja/Nein oder mit Auswahl beantwortet werden kann.
Jedes Feld kann zudem als notwendig markiert werden. Dies bedeutet das der Teilnehmer/Veranstalter eine Antwort geben muss, um den jeweiligen Prozess abschließen zu können.
Bitte beachten Sie das beim Löschen einer benutzerdefinierten Frage, alle zugehörigen Antworten ebenfalls gelöscht werden.
Teilnehmer¶
Teilnehmerliste¶
In der Übersicht findet sich eine Auflistung aller Teilnehmer. Durch Eingabe des Namens, Geburtstags etc. in das Suchfeld der jeweiligen Spalte können Teilnehmer schnell gefunden werden.
Teilnehmerlisten¶
Wenn Sie den Veranstaltern die Teilnehmerlisten ausgedruckt zukommen lassen wollen, können Sie hier die Teilnehmerlisten aller Veranstaltungen drucken lassen.
Um den Veranstaltern die Listen in digitaler Form zukommen zu lassen, bietet es sich an, den Veranstaltern direkt Zugriff auf Zmart-iVent zu geben. Falls Sie nicht wünschen, dass die Veranstalter aktiv mitorganisieren, können Sie diesen in den Berechtigungseinstellungen jegliche Möglichkeiten zur Bearbeitung von sich und den Veranstaltungen nehmen. Der Zugriff auf die Teilnehmerdaten über die Webseite ist sicherer als ein Versand der Dateien über E-Mail, da der Zugriff auf die Webseite verschlüsselt passiert. Einen Link um das Benutzerkonto zu aktivieren können Sie über die Mitteilungszentrale versenden.
Teilnehmer erstellen¶
Kann sich ein Teilnehmer nicht über das Online-Anmeldesystem für Veranstaltungen anmelden, können Sie eine Anmeldung direkt im System vornehmen. Klicken Sie dazu auf Teilnehmer erstellen und tragen Sie alle persönlichen Daten des Teilnehmers ein. Eine Anmeldung für Veranstaltungen können Sie im nächsten Schritt vornehmen.
Teilnehmerdetails¶
Teilnehmer bearbeiten¶
Wählen Sie in der Teilnehmerübersicht eine Person aus, um auf deren Teilnehmerdetailseite zu gelangen. Mit Teilnehmer bearbeiten können Sie die persönlichen Daten ändern.
Zahlungsübersicht¶
Sind die Teilnehmer schon den Veranstaltungen zugeteilt, erscheinen in der Zahlungsübersicht im Profil alle Veranstaltungen des Teilnehmers und die Beträge, die er dafür bezahlen muss. Es wird unterschieden zwischen Beiträgen, die bei der Institution bezahlt werden müssen und solchen, die direkt beim Veranstalter bezahlt werden müssen. Je nach den eingestellten Zahlungsmöglichkeiten können Sie die Anmeldung als bezahlt markieren. Weitere Informationen zu den Zahlungsmöglichkeiten finden Sie im Abschnitt Bezahlung.
Weiter ist es auch möglich eine Teilzahlung anzulegen, zum Beispiel für eine bereits getätigte Barzahlung. Hierfür wählen Sie Teilzahlung aus, und bestätigen im nächsten Schritt die Zahlung via Teilzahlung anlegen.
Wenn ein Teilnehmer zum Teil bezahlte oder überbezahlte Anmeldungen hat, werden diese Beträge, jeweils in grün und rot, in der Zahlungsübersicht angezeigt. (Hinweis: Abgelehnte oder abgesagte Anmeldungen werden nur in der Zahlungsübersicht angezeigt, wenn sie überbezahlt sind.)
In dem Fall, dass ein Teilnehmer bereits eine oder auch mehrere Anmeldungen überbezahlt hat, kann man unter der Verwendung selbiger Überbeträge eine andere Anmeldungen bezahlen. Hierfür wählen Sie in den Bezahlungsoptionen per Überbeträge aus, was zur Folge hat, dass der notwendige Betrag von den überbezahlten Anmeldungen abgezogen wird und bei der gewünschten Anmeldung draufgerechnet wird. Wenn der gesamte Überbetrag der überbezahlten Anmeldungen nicht ausreicht, wird er als Teilbetrag verrechnet.
Wenn der Teilnehmer allerdings alle Überbeträge auf einmal ausgezahlt haben will, können Sie dies nun mit Hilfe des Buttons neben dem gesamt überbezahlten Betrag tun. Hierbei öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den auszuzahlenden Betrag noch einmal selbst bearbeiten können, in dem Fall, dass der Teilnehmer einen spezifischen Betrag ausbezahlt haben will.
Falls Sie eine schriftliche Bestätigung vom Teilnehmer benötigen, können Sie vom Teilnehmer beispielsweise den unterschriebenen Veranstaltungspass verlangen und dann den Eingang mit Unterschrift eingegangen ins System eintragen.
Anmeldungen für Veranstaltungen¶
Über Anmeldung erstellen können Sie einen Teilnehmer einer Veranstaltung zuweisen. Analog zur Teilnehmeransicht können Sie auch Notizen (Allergien etc.) hinterlegen und Gruppenwünsche eintragen, mit denen der Teilnehmer die Veranstaltung zusammen besuchen möchte.
Veranstaltungspass¶
Den Veranstaltungpass eines jeden Teilnehmers können Sie aus der Ansicht des jeweiligen Teilnehmers heraus öffnen. Dieser enthält alle wichtigen Informationen zu den zugehörigen Anmeldungen. Bereits stattgefundene Veranstaltungen - sollte der Pass aus irgendeinem Grund erst zu einem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden - werden nicht mehr angezeigt.
In den Einstellungen des jeweiligen Programms können Sie einstellen, ob abgelehnte Anmeldungen auf dem Ausdruck angezeigt werden sollen. Des Weiteren können Sie das Feld für Unterschriften und den Bezahltstatus ein- und ausblenden.
Bezahlinformationen¶
Über den Button „Bezahlinformationen“ gelangen Sie zur Kostenübersicht des Teilnehmers. Hier werden die einzelnen Veranstaltungen aufgelistet samt Preis, ausstehenden Kosten, Bezahlstatus usw. Weiterhin werden hier, falls eingestellt, unter anderem die Überweisungsdaten, allgemeine Zahlungshinweise und Online Bezahlmethoden (wie z. B. PayPal) angezeigt.
Extra-Kunden¶
In den persönlichen Daten eines Teilnehmers gibt es als Administrator die Möglichkeit, den Teilnehmer als Extra-Kunden zu kennzeichnen. Gleichzeitig gibt es die Möglichkeit, Veranstaltungen nur für Extra-Kunden anzulegen. Die automatische Zuteilung teilt bei Veranstaltungen für Extra-Kunden nur als Extra-Kunden gekennzeichnete Teilnehmer zu. Alle anderen Teilnehmer werden erst einmal nicht berücksichtigt, können aber vom Administrator manuell nachsortiert werden.
Ein mögliches Anwendungsbeispiel für diese Einstellung ist das Berücksichtigen bestimmter Personengruppen, wie zum Beispiel sozial Benachteiligter. Dadurch können diese bei gekennzeichneten Veranstaltungen anderen Teilnehmern vorgezogen werden.
Anmeldungen¶
Anmeldung mit Sofortbuchung¶
Wählen Sie eine Veranstaltung aus der Liste aus und sehen Sie nach, welche Teilnehmer den Veranstaltungen zugeteilt sind. Die Teilnehmer wurden hier schon über die Zuteilung informiert. Verschieben Sie daher die Zuteilung nicht mehr von Hand.
Anmeldung mit Zuteilung¶
Wählen Sie eine Veranstaltung aus der Liste und sehen Sie, welche Teilnehmer sich für diese Veranstaltung angemeldet haben. Sie sind in der Liste Unbearbeitet aufgeführt. Möchten Sie die automatische Zuteilung nicht nutzen, können Sie die Personen den Veranstaltungen von Hand zuteilen, indem Sie die Namen in die Liste Zugeteilt verschieben. Sind die Plätze einer Veranstaltung schon belegt, können Teilnehmer auch in die Warteliste verschoben werden.
Gruppenwünsche¶
Um die manuelle Zuteilung zu vereinfachen, können Sie die Gruppenwünsche nutzen. Hat ein Teilnehmer angegeben, dass er mit einer oder mehreren Personen zusammen eine Veranstaltung besuchen möchte, so können Sie dies mit einem Klick auf Gruppenwünsche visualisieren anzeigen lassen. Eine Gruppenzugehörigkeit wird farblich an den einzelnen Anmeldungen dargestellt.
Automatische Zuteilung¶
Neben der manuellen Zuteilung der Teilnehmer gibt es als Hauptfunktion von Zmart-iVent die automatische Zuteilung. Klicken Sie zur Aktivierung auf Automatische Zuteilung und wählen Sie die gewünschten Optionen. Standardmäßig sind Priorität, Anmeldezeitpunkt und Gruppenwünsche aktiviert. Je nach Wunsch können Sie eine oder mehrere dieser Optionen deaktivieren. Mit einem Klick auf Zuteilung durchführen starten Sie den Algorithmus. Nach einigen Sekunden erhalten Sie das Ergebnis.
Der Zuteilungsalgorithmus verteilt alle Anmeldungen möglichst optimal. Teilnehmer werden nicht auf zwei gleichzeitig stattfindende Veranstaltungen zugeteilt. Oberstes Ziel ist es alle Personen unterzubringen. Sollte dies nicht möglich sein (z. B. weil sich mehr Personen anmelden als die Veranstaltung Plätze hat), werden die Personen in der Liste abgelehnt angezeigt. Personen, die keiner Veranstaltung zugeteilt werden, werden Ihnen als Warnung angezeigt.
Der Zuteilungsalgorithmus kann mehrmals hintereinander ausgeführt werden. Wenn die automatische Zuteilung ausgeführt wird, werden alle Anmeldungen, die nicht angenommen sind, neu verteilt.
Achtung: Die Teilnehmer werden nicht automatisch über die Zuteilung informiert. Das muss manuell über die Mitteilungszentrale geschehen.
Tipp: Prüfen Sie vor dem Benachrichtigen in den Warnungen, ob es Teilnehmer gibt, die keine Zuteilung erhalten haben. Eventuell kann so nachjustiert werden, dass doch jeder Teilnehmer an einer Veranstaltung teilnehmen kann.
Warteliste¶
Wenn Teilnehmer nach der ersten Zuteilung wieder absagen und neue Teilnehmer aus der Warteliste nachrücken, sollen auch diese wieder optimal verteilt werden. Dafür kann der Algorithmus ein weiteres Mal ausgeführt werden. Wollen Sie auch die schon zugeteilten Teilnehmer neu verteilen, dann wählen Sie die Option Aktuelle Zuteilung verwerfen.
Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden! Die neue Zuteilung kann nicht wieder durch die alte ersetzt werden. Wurden die Teilnehmer bereits über die Zuteilung informiert, sollten Sie die aktuelle Zuteilung nicht mehr verwerfen.
Benachrichtigung der Teilnehmer¶
Nach der Zuteilung der Teilnehmer müssen diese über die Zuteilung informiert werden. Wählen Sie dazu Massen-Email versenden, um in die Mitteilungszentrale zu gelangen. Dort existiert schon eine Vorlage für solche Benachrichtigungen. Diese enthält Informationen über die Zuteilung und einen Link zum Veranstaltungspass für die Teilnehmer. Den Text können Sie nach Ihren Wünschen zusätzlich anpassen.
Benachrichtigung der Veranstalter¶
Nach der Zuteilung der Teilnehmer müssen auch die Veranstalter über die Zuteilung informiert werden. Öffnen Sie die Mitteilungszentrale und verschicken Sie eine Nachricht an alle Veranstalter mit einem Hinweis, dass diese in ihrem Online-Zugang die Informationen über die Teilnehmer einsehen können. Alternativ können Sie den Veranstaltern auch die Teilnehmerlisten in gedruckter Form zukommen lassen.
Entfernen von unbestätigten Anmeldungen¶
Wurde in den Programmeinstellungen die Anmeldebestätigung aktiviert, können über einen Klick auf diesen Button alle bereits zugeteilten, jedoch noch nicht bestätigten Anmeldungen entfernt werden.
Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!
Mitteilungen¶
Die Mittelungszentrale können Sie im institutionsweiten Menü unter „Nachrichten > Mitteilungszentrale anzeigen“ finden.
In der Mitteilungszentrale können Sie Nachrichten an Veranstalter und Teilnehmer verschicken. Außerdem werden Ihnen bereits versendete Emails anzeigt.
Neue Nachricht versenden¶
Folgen Sie den fünf Schritten zum Versenden einer Nachricht.
Schritt 1: Empfängerkreis¶
Durch das Anklicken von „Neue Nachrichten an Teilnehmer versenden“ oder „Neue Nachricht an Veranstalter versenden“ können Sie den Empfängerkreis auswählen.
Schritt 2: Empfänger (Empfängerkreis Teilnehmer)¶
Bei der Auswahl der Empfänger haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können die Nachricht entweder an alle Teilnehmer des aktuellen Programms, an einzelne Empfänger oder die Teilnehmer einer/mehrerer Veranstaltung/en verschicken.
Schränken Sie Ihre Auswahl zusätzlich ein und verschicken Sie eine Nachricht somit nur an Personen, die beispielsweise noch nicht bezahlt haben, keine Unterschrift abgegeben haben usw.
Schritt 2: Empfänger (Empfängerkreis Veranstalter)¶
Sie können eine Nachricht entweder an alle Veranstalter eines oder mehrerer Programme schicken. Alternativ können Sie auch Nachrichten an alle aktiven Teilnehmer verschicken, indem Sie alle Programme abwählen. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit nach Veranstaltern mit „mindestens einer“ oder „keiner“ Veranstaltung zu filtern.
Schritt 3: Vorlage wählen¶
Wählen Sie eine der existierenden Vorlagen aus oder schreiben Sie eine neue Nachricht. Die Hinweise zum Erstellen von Vorlagen finden Sie unten auf dieser Seite.
Schritt 4: Nachricht verfassen / Vorlage anpassen¶
Haben Sie eine Vorlage gewählt, erscheint diese mit Betreff und Textfeld. Diese Vorlage können Sie nach Ihren Wünschen anpassen und nach Wunsch eine Datei anhängen. Um Nachrichten an mehrere Empfänger zu personalisieren, stehen Ihnen Variablen zur Verfügung. Diese können Sie mit zwei geschwungenen Klammern in den E-Mail-Text einfügen.
Die verfügbaren Variablen können Sie über „verfügbare Variablen“ abrufen.
Beispiel¶
Verschickt die Stadt Bad Ferienschön den Text:
Guten Tag {{Teilnehmer.Vorname}} {{Teilnehmer.Nachname}}.
Ihre Stadt {{Institution.Institutionsname}}
erscheint bei Empfänger Max Mustermann:
Guten Tag Max Mustermann.
Ihre Stadt Bad Ferienschön
Schritt 5: Eingabe prüfen und Nachricht versenden¶
Überprüfen Sie den eingegebenen Text.
Sollte Ihre Eingabe zu keinen Treffern führen, z. B. dass durch die von Ihnen gewählten Filter kein Teilnehmer oder Veranstalter ausgewählt wurden, erscheint eine entsprechende Warnung.
Ist alles korrekt, können Sie eine Vorschau der Nachricht anfordern und die Nachricht versenden.
Vorlagen verwalten¶
Die Vorlagenverwaltung können Sie im institutionsweiten Menü unter „Nachrichten > Vorlagen verwalten“ finden
Verwalten Sie Vorlagen für Nachrichten, die Sie häufig oder an mehrere Personen verschicken. Vorlagen sind immer an einen Empfängerkreis (Teilnehmer oder Veranstalter) gebunden. Der Empfängerkreis wird in der Liste der Vorlagen durch den grau unterlegten Text angezeigt.
Mit einem Klick auf Neue Vorlage erstellen können Sie weitere Vorlagen hinzufügen. Geben Sie den Namen, den Text und die Empfängerkreis Ihrer Vorlage an. Mit Anlegen wird die Vorlage erstellt.
Systemvorlagen¶
Zmart-iVent bietet zusätzlich Systemvorlagen, die automatisch nach der Anmeldung an die Teilnehmer versendet werden. Diese können angepasst, aber nicht gelöscht werden - auch können keine weiteren hinzugefügt werden. Falls Sie das Programm ohne Teilnehmeranmeldung nutzen wollen, dann können Sie dies in den Programmeinstellungen deaktivieren.
E-Mail Warnungen¶
Konnte einer E-Mail-Adresse in den letzten sieben Tagen eine Nachricht nicht erfolgreich zugestellt werden, wird sie zusammen mit dem anhängenden Teilnehmerprofil hier dargestellt. Zudem erhalten Sie einige Informationen hinsichtlich des Fehlers, wie etwa der Status der E-Mail-Adressen, wie oft ein Erreichen der Adresse fehlgeschlagen ist und wann ein Fehler zuletzt aufgetreten ist.
Bitte beachten Sie, dass sich die E-Mail Warnungen noch in einer Testphase befinden.
Export¶
In der Exportzentrale können Sie verschiedene Stammdaten exportieren.
Anmeldungen¶
Hier können Sie die Daten aller Anmeldungen des Programmes, eines einzelnen Teilnehmers oder einer Veranstaltung exportieren.
Teilnehmer¶
Hier können Sie die Daten aller Teilnehmer des Programmes exportieren.
Wenn in den Programmeinstellungen aktiviert ist, dass die Teilnehmer gefragt werden, ob Sie einer Kontaktaufnahme zustimmen, können Sie hier alle Teilnehmer mit Einverständnis in eine Excel-Liste exportieren lassen. Zum Versand eines Newsletter empfehlen wir externe Dienstleister wie zum Beispiel MailChimp.
Veranstalter¶
Hier können Sie die Daten aller Veranstalter, die in dem Programm aktiv sind, exportieren.
Veranstaltungen¶
Hier können Sie die Daten aller Veranstaltungen des Programmes oder eines einzelnen Veranstalters exportieren.
Veranstaltungspässe¶
Wenn Sie nicht möchten, dass jeder Teilnehmer seinen Veranstaltungspass selbstständig ausdrucken muss, so können Sie an dieser Stelle die Pässe aller Teilnehmer auf einmal exportieren. Im Anschluss können Sie die Pässe ausdrucken und die Teilnehmer können diese vor Ort bei Ihnen abholen.
Bezahlung¶
Unter Bezahlung, bei Weiteres, in der Hauptnavigation, können Sie alles rund um die Bezahlung einsehen und verwalten.
Sie können den Teilnehmern bis zu vier verschiedene Möglichkeiten anbieten, um ihre Anmeldegebühren zu bezahlen. Zur Auswahl stehen dabei:
- Barzahlung
Die Teilnehmer zahlen in Bar bei der Institution.
- Lastschrift
Die Teilnehmer müssen bei der Anmeldung ihre Kontodaten eingeben und einer Abbuchung per Lastschrift zustimmen. Zmart-iVent bietet einen Excel- und XML-Export mit allen notwendigen Lastschrift-Daten. Für die korrekte Durchführung der Lastschrifteinzüge sind Sie verantwortlich.
- Überweisung
Die Institution kann ihre Kontodaten zur Verfügung stellen und Teilnehmer überweisen aktiv das Geld auf das Konto der Institution. Die Verknüpfung zwischen Anmeldung und Zahlungsvorgang geschieht über kurze Codes im Überweisungszweck, welche dem Teilnehmer im Bezahlvorgang angezeigt werden.
Um schnell von der Überweisung zum Teilnehmer zu navigieren, können Sie in der Teilnehmerübersicht oben rechts den Teilnehmercode eingeben. Dieser Code befindet sich im Betreff der Überweisung bis zum ersten Doppelpunkt. Bei den Details der Teilnehmer sehen Sie dann in der Zahlungsübersicht jeweils die mit Komma getrennten Codes von allen zugeteilten unbezahlten Veranstaltungen.
- PayPal
Mit PayPal können Teilnehmer online bezahlen. Mehr Details zu dieser Methode finden Sie im Abschnitt Bezahlung mit PayPal.
- BS PAYONE
Mit BS PAYONE können Teilnehmer ebenfalls online bezahlen. Mehr Details zu dieser Methode finden Sie im Abschnitt Bezahlung mit BS PAYONE.
- epay21
Mit epay21 ist eine online Bezahlung ebenso möglich. Mehr Details zu dieser Methode finden Sie im Abschnitt Bezahlung mit epay21.
Die Zahlungsdetails stehen auf dem Veranstaltungspass des jeweiligen Teilnehmers.
Hinweis: Um den Zahlungsstatus von Anmeldungen zu verändern (z. B. als bezahlt markieren) empfehlen wir jeweils die Teilnehmerdetails aufzurufen und dort unter Zahlungsübersicht diese zu verändern. Bei der Zahlungsmethode PayPal wird dies automatisch gemacht.
Dashboard¶
Im Dashboard bekommen Sie eine Übersicht über Ihren Kassenstand und die ausstehenden Forderungen. Sie sehen auch einen Verlauf des Kassenstands am Tagesende über die vergangene Zeit.
Tagebuch¶
Im Tagebuch werden alle getätigten Transaktionen/Buchungen chronologisch aufgelistet. Hier können auch manuelle Buchungen erstellt werden. Alle Buchungen können dort auch als Excel-Datei exportiert werden. Buchungen werden sortiert, je nachdem ob sie ein- oder ausgehend sind. Die entsprechenden Reiter können zur Übersicht eingeklappt werden.
Buchungen können nicht gelöscht werden. Beim Ändern von Bezahlstati werden automatisch Gegenbuchungen erstellt. Eine unerwünschte Buchung kann manuell ausgeglichen werden.
Achtung: Eine Stornierung führt auch bei PayPal keine automatische Erstattung aus. Diese muss von der Institution händisch veranlasst werden. Da nicht der volle Preis erstattet wird, müssen die entstandenen Transaktionskosten manuell im Tagebuch erfasst werden.
Ausstehende Forderungen¶
Hier sind alle Beträge aufgelistet, die von Teilnehmern noch bezahlt werden müssen. Durch das Klicken auf den Button „Forderungen filtern“, erscheint ein neues Fenster, in welchem Sie Forderungen filtern können, die jünger oder älter sind, wie die von Ihnen bestimmte Anzahl an Tagen. Weiterhin können Sie entweder alle oder einzelne Forderungen durch das Ankreuzen der Kästchen neben dem Datum auswählen und über den Button „Aktionen“ eine bestimmte Aktion durchführen.
Nachricht senden: öffnet die Mitteilungszentral mit den ausgewählten Teilnehmern der Forderungen
Datum zurücksetzen: setzt das Datum der Forderung zurück auf das jetzige Datum
Löschen: löscht die ausgewählten Forderungen
Warnungen¶
Hier finden Sie Transaktionen, mit denen etwas nicht stimmt. Dies können beispielsweise Buchungen sein, deren Veranstaltung oder Anmeldung in der Zwischenzeit gelöscht wurde.
Einstellungen¶
In den Einstellungen können sowohl Preiskategorien als auch die generellen Zahlungseinstellungen verwaltet werden.
Kategorien¶
Jede Veranstaltung hat einen Standardpreis. Über Kategorien können Sie zusätzliche Preise definieren. Falls Sie beispielsweise unterschiedliche Preise für Teilnehmer Ihrer Gemeinde und Teilnehmer von umliegenden Gemeinden haben, dann können Sie dies über Preiskategorien abbilden. Für jede definierte Kategorie können Sie bei jeder einzelnen Veranstaltung einen speziellen Preis und eine maximale Teilnehmeranzahl angeben.
Zahlungseinstellungen¶
Hier können die verschiedenen Zahlungsmethoden für das Programm festgelegt werden. Bei den Optionen Überweisung, Lastschrift, Paypal und BS PAYONE sind zusätzliche Angaben der Institution erforderlich. Für PayPal finden sich hier und für BS PAYONE hier mehr Informationen. Einstellungen die aktiviert wurden, werden durch einen grünen Hintergrund markiert.
Bezahlung mit PayPal¶
Über PayPal können Teilnehmer einfach online unter Eingabe von Nutzernamen und Passwort bezahlen. Als Zahlungsquelle haben die Teilnehmer zuvor in ihrem PayPal-Konto ein Bank- oder Kreditkartenkonto hinterlegt. Sie als Zahlungsempfänger kommen dabei zu keiner Zeit mit sensiblen Konto- oder Zugangsdaten der Teilnehmer in Berührung, denn diese werden ausschließlich im PayPal-Konto verwaltet.
PayPal verfügt in Europa über eine Banklizenz und unterliegt dementsprechend europäischer Regulierung und EU-Datenschutzrichtlinien.
Kunden aus dem öffentlichen Sektor können optional ein spezielles Gebührenmodell nutzen, bei welchem die Gebühr nicht direkt zum Abzug gebracht, sondern in Form einer monatlichen Rechnung gesondert fakturiert wird. Weitere Informationen und eine Gebührenübersicht finden Sie auf dieser Seite: www.paypal.de/verwaltung
In diesem Leitfaden ist der Prozess der Konteneinrichtung für Kunden aus dem öffentlichen Sektor beschrieben, die im Leitfaden erwähnte Vollmacht finden Sie hier: PayPal Vollmacht
Einrichtung¶
Um PayPal einzusetzen, benötigen Sie ein Geschäftskonto. Dieses können Sie auf der PayPal Website eröffnen.
Öffentliche Einrichtungen können speziellen Auflagen unterliegen. Wie PayPal sie dabei unterstützen kann finden Sie hier.
Mit Ihrem PayPal Konto müssen Sie sich dann im Entwicklerbereich anmelden.
Um die PayPal-Integration für sich zu testen, bietet sich ein Test-Konto an. Diese können unter Sandbox > Accounts erstellt werden. Sie können dort ein Händler-Konto (Business/Merchant) und Teilnehmer-Konto (Personal/Buyer) erstellen. Mit diesen Konten können Sie den Prozess einmal testen ohne echtes Geld zu benutzen.
Um Ihr PayPal-Konto mit Zmart-iVent zu verknüpfen, müssen Sie nun unter Applications > My apps eine neue Anwendung erstellen (Create App).
Geben Sie als Anwendungsnamen Zmart-iVent Institution XYZ an (ersetzen Sie Institution XZY passend). Als Sandbox-Benutzer
geben Sie das vorher erstellte Händler-Konto an.
Auf der nächsten Seite sehen Sie nun die Daten, die Sie benötigen um Zmart-iVent mit dem PayPal-Konto zu verknüpfen. Falls Sie die Integration zunächst testen wollen, benutzen Sie die unter Sandbox credentials aufgelisteten Daten.
Um später im echten Betrieb Zahlungen zu empfangen, müssen Sie die Daten aus dem Live credentials-Bereich in den Zmart-iVent-Einstellungen angeben und dort das Häkchen bei Zugangsdaten der Testumgebung (Sandbox) benutzen entfernen.
Allgemeines¶
Hier können sie neben allgemeinen Zahlungshinweisen auch eine Grundgebühr für die Teilnehmer festlegen.
PayPal ermöglicht es Ihnen, die getätigten Transaktionen als CSV Datei zu exportieren. Alternativ ist es auch möglich, die Transaktionen auf einen FTP-Server zu verschieben, was das automatische Importieren in andere Systeme möglich macht.
Schritt für Schritt Anleitung¶
Haben Sie Probleme mit der Einrichtung Ihres PayPal-Kontos? Auf Anfrage schicken wir Ihnen gerne einen detaillierten Leitfaden über die Anmeldung zu. Schicken Sie uns hierfür einfach eine E-Mail an mail@Zmart-iVent.de
Bezahlung mit BS PAYONE¶
Um diesen Zahlungsdienstleister nutzen zu können, müssen Sie zuerst einen Vertrag mit BS PAYONE abschließen. Hierfür können Sie sich direkt an uns wenden um einen Servicevertrag mit speziell vergünstigten Kondition zu erhalten. Nach Abschluss dieses Vertrages erhalten Sie sämtliche Daten die Sie benötigen, um BS PAYONE auf Zmart-iVent zu aktivieren.
BS PAYONE unterstützt eine Vielzahl von verschiedenen Bezahlmöglichkeiten und bietet Ihren Teilnehmern die Möglichkeit online bequem und einfach sämtliche Kosten zu bezahlen. Zudem werden alle getätigten Zahlungen von Zmart-iVent erfasst und automatisch entsprechend im System angepasst, sodass Sie sich um das Setzen des Bezahlt-Status nicht mehr kümmern müssen.
Aktuell unterstützten wir folgende Bezahlverfahren von BS PAYONE:
Klarna Sofort.
GiroPay
PayPal Express
paydirekt
Vorkasse
Kreditkarte (Visa, Mastercard, American Express, Diners Club, JCB, Discover)
Um die Bezahlverfahren nutzen zu können, brauchen die Teilnehmer natürlich entsprechende Konten bei den Anbietern und/oder einen Zugriff auf Onlinebanking.
Einrichtung¶
Um BS PAYONE einzusetzen, benötigen Sie einen gültigen Vertrag. Diesen können Sie in vergünstigter Form über uns erhalten.
Sobald der Vertrag abgeschlossen wurde, erhalten Sie von BS PAYONE folgende Informationen, die Sie benötigen, um das Verfahren auf Zmart-iVent zu aktivieren:
Merchant ID
Sub Account ID
Payment Portal ID
Geheimer Schlüssel
Diese Daten können Sie hier finden. Fügen Sie diese dann wie folgt in das Formular ein:
Daraufhin können Sie sowohl die möglichen Bezahlverfahren, sowie die möglichen Kreditkarten festlegen.
Allgemeines und Anleitung¶
Um mehr Informationen über BS PAYONE zu erhalten und wie Sie es auch außerhalb von Zmart-iVent nutzen können, kontaktieren Sie bitte BS PAYONE direkt oder besuchen Sie ihre Homepage unter: https://www.bspayone.com/DE/de
Gerne hilft Ihnen das Team hinter BS PAYONE auch dabei, Ihr Konto korrekt einzurichten. Bitte beachten Sie das wir lediglich beim Einrichten auf Zmart-iVent behilflich sein können.
Bezahlung mit epay21¶
epay21 ist eine Softwarelösung der ekom21 KdöR. Um diesen Zahlungsdienstleister nutzen zu können, müssen Sie zuerst einen Vertrag mit ekom21 abschließen.
Aktuell unterstützen wir folgende Bezahlverfahren von epay21:
PayPal
Giropay
Paydirekt
Kreditkarte (Visa, Mastercard)
SEPA Lastschrift
Um die Bezahlverfahren nutzen zu können, brauchen die Teilnehmer natürlich entsprechende Konten bei den Anbietern.
Einrichtung¶
Solange Sie einen gültigen Vertrag mit ekom21 besitzen, können Sie folgende Informationen anfordern, um das Verfahren auf Zmart-iVent zu aktivieren:
Webservice Benutzername
Webservice Passwort
Mandaten-ID
Anwendungsname
Fügen Sie diese dann wie folgt in das Formular ein:
Standardmäßig sind alle unterstützten Bezahlverfahren aktiv.
Allgemeines und Anleitung¶
Um mehr Informationen über ekom21 zu erhalten und wie Sie es auch außerhalb von Zmart-iVent nutzen können, kontaktieren Sie bitte ekom21 direkt oder besuchen Sie ihre Homepage unter: https://www.ekom21.de/loesungen/epay21/
Gerne hilft Ihnen das Team hinter ekom21 auch dabei, Ihr Konto korrekt einzurichten. Bitte beachten Sie das wir lediglich beim Einrichten auf Zmart-iVent behilflich sein können.
Sonstige Bezahlungsmethoden¶
Sollten Sie Bezahlmethoden besitzen, die nicht auf Zmart-iVent vorhanden sind, oder möchten Sie ihren Teilnehmern die Option geben auf andere Art und Weiße bezahlen zu können, dann können Sie die sonstigen Bezahlungsmethoden aktivieren und die Teilnehmer können diese dann bei der Anmeldung auswählen.
Grundgebühr & Hinweise¶
Neben der Grundgebühr für alle Veranstaltungen im jeweiligen Programm, können Sie hier auch allgemeine Zahlungshinweise hinterlegen, die den Teilnehmern beim Anmelden angezeigt werden. Weiterhin können Sie auch festlegen, welche sichtbaren Bezahlinformationen auf dem Veranstaltungspass angezeigt werden sollen. Hierbei haben Sie die Auswahl aus:
Keine
Nur Bezahlstatus
Bezahlstatus und Informationen zur Zahlungsabwicklung
Bezahlstatus und Informationen zur Zahlungsabwicklung auch ohne angenommene Anmeldungen
Programmheft¶
Viele Institutionen erstellen inzwischen kein gedrucktes Programmheft mehr, sondern nutzen die Veranstaltungsübersicht von Zmart-iVent im Internet.
Institutionen haben gute Erfahrungen mit Flyern gemacht, auf denen die Internetadresse steht. Dies spart Druckkosten und die Zeit bei der Erstellung eines Programmhefts. Einen exemplarischen Flyer können Sie hier herunterladen: `Zmart-iVent-Flyer 1`_ - `Zmart-iVent-Flyer 2`_. Wenn Sie das Support-Paket gebucht haben, dann individualisieren wir für Sie gerne den Flyer. Kontaktieren Sie uns dazu unverbindlich.
Druckversion mit Microsoft Office erstellen¶
Sie können aber auch weiterhin gerne ein Programmheft erstellen. Mit Microsoft Word 2010 und der Serienbrieffunktion können Sie dies in 8 einfachen Schritten erledigen.
Exportieren Sie im Export-Center alle Veranstaltungen mit allen Daten als Excel-Datei und speichern Sie diese Datei auf Ihrem Computer ab.
Laden Sie sich die Word-Vorlage für das Programmheft herunter oder erstellen Sie eine eigene Vorlage.
Öffnen Sie die Word-Vorlage und importieren Sie über Sendungen → Empfänger auswählen → Vorhandene Listen verwenden die gerade exportierte Excel-Datei. Auf dem Mac müssen Sie zuerst die Excel-Datei einmal in Excel öffnen und neu abspeichern.
Wählen Sie die Tabelle Veranstaltungen.
Sie können die Vorlage nun nach ihrem Geschmack anpassen. Über die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse im Reiter Sendungen können Sie sich einen Überblick verschaffen, wie das Endresultat aussehen wird.
Um das Programmheft zu erstellen, wählen Sie im Reiter Sendungen die Funktion Fertig stellen und zusammenführen - Einzelne Dokumente bearbeiten. Anschließend sind alle Veranstaltungen in einem Word-Dokument nacheinander aufgeführt.
Nun können Sie Ihr Programmheft wie jedes Word-Dokument weiterbearbeiten und beispielsweise ein Deckblatt, eine Begrüßung und weitere Informationen hinzufügen.
Sind Sie mit dem Programmheft fertig, können Sie dieses einfach ausdrucken oder als PDF-Datei abspeichern und zu einer Druckerei geben.
Hier einige Tipps zum Erstellen des Programmhefts mit Excel und Word:
Falls Sie die Reihenfolge der Veranstaltungen ändern möchten, verändern Sie einfach die Sortierung in der Excel-Datei.
Am Ende des erstellten Programmhefts sind 3 leere Seiten. Diese entstehen durch die Fußzeile in der Excel-Datei. Sie können entweder die Excel-Datei vor dem Export bearbeiten oder die Seiten nachher in Word löschen.
Urheberrecht¶
Medien, eine Pflicht!¶
Im Rahmen der Gestaltung Ihrer Zmart-iVent-Seite haben Sie die Möglichkeit auch einige designtechnische Veränderungen vorzunehmen. Jedem Anbieter einer Website ist bewusst, dass eine Gestaltung der Präsenz mit Bildern, Videos oder Musikstücken eine Pflichtaufgabe ist. Durch den medialen Einsatz wird die Seite aufgelockert, das Interesse des Nutzers steigt messbar und sinnvoll eingesetzte Medien können Ihre Botschaft unterstützen und verdeutlichen. Jedoch will nicht nur der sinnvolle Einsatz, sondern insbesondere der rechtsichere Umgang mit Medieneinbindung geübt sein.
Urheberrecht – was bedeutet das?¶
Das Urheberrecht schützt, vereinfacht gesagt, den Urheber eines Werks. Das kann der Maler, Fotograf, Musiker oder Regisseur sein, der Urheber seines Werks ist und der das alleinige Nutzungsrecht darauf hat. Er darf also entscheiden ob sein Gemälde vervielfältigt wird, das Foto im Internet veröffentlicht oder sein Musikstück im Radio abgespielt wird. Zusätzlich regelt das Urheberrecht die eigenen Möglichkeiten mit urheberrechtlichen geschützten Werken (Privatkopie, etc.).
Urheberrecht und Zmart-iVent¶
Das Urheberrecht wird auf Zmart-iVent insbesondere im Umgang mit Bildern berührt. Durch das Einfügen von Bannern und Bildern in Veranstaltungen steigern Sie die Eindrücklichkeit und die Nutzerbindung für das Produkt – „Gute Bilder machen Laune“. Doch woher gute und eindrückliche Bilder nehmen, wenn sie nicht selbstproduziert vorliegen? Durch simples „Googlen“ erhalten Sie in schnellster Zeit und ohne großen Aufwand eine Vielzahl an passenden Bildern. Durch blindes Einfügen von Bildern können Sie sich jedoch genau hier unabsichtlich einer Urheberrechtsverletzung schuldig machen.
Creative Commons – eine Lösung?¶
Creative Commons (CC) – Rechtefreie Bilder. Manche Fotografen markieren ihre Bilder als „CC“. Das bedeutet, dass die Bilder beispielsweise im Internet weiterverbreitet werden können, wenn der Einsatz den „Creative Commons“-Regeln entspricht. Diese Regeln können vom Urheber selbst festgelegt werden. Ein Anbieter, der kostenlos eine Plattform für CC-Werke anbietet, ist www.flickr.com. Hier können rechtefreie Bilder explizit gesucht werden.
Achtung: Es muss immer zuerst überprüft werden, ob die Freigabe des Urhebers für Ihren Zweck ausreichend ist! Viele CC-Urheber schließen zum Beispiel generell eine kommerzielle Nutzung ihrer Bilder aus.
Mieten und Anfragen¶
Viele Internetangebote, wie zum Beispiel www.gettyimages.de, bieten gegen eine Mietgebühr Bilder zur Nutzung auf der eigenen Präsenz an. Hier hat der Urheber das Nutzungsrecht an das Portal übertragen. Dieses agiert dann wie eine Verwertungsgesellschaft (VG) in Deutschland. Je bekannter und eindrücklicher das Bild, desto höher meist die Mietgebühr. So kann bei einem häufig genutzten Bild die Mietgebühr bei bis zu 700,-€ pro Quartal betragen. Entdecken Sie bei der Internetrecherche ein Bild auf einer Webseite, dass sich auch für Ihr Angebot eignet, dann ist auch eine Nutzungsanfrage beim Seitenbetreiber möglich – „Fragen kostet nichts“.
Selbstgemachtes schützt vor Problemen¶
Prinzipiell gilt: Bilder, die selbst erstellt wurden, können ohne Einschränkung eingesetzt werden, schließlich ist man selbst der Urheber. Wird ein Mitarbeiter beauftragt Bilder zu erstellen, sollte eine Regelung mit diesem erfolgen, die Ihnen die Nutzungsrechte überträgt. Achtung: Bei selbsterstellten Bildern immer auch auf eventuell verletzte Rechte Anderer achten. Insbesondere das Persönlichkeitsrecht der auf dem Bild zu sehenden Personen ist hier immer ein kritischer Punkt. Vor allem bei Kindern ist ein schriftliches Einverständnis der Eltern einzuholen.
Was droht bei Verstoß gegen das Urheberrecht?¶
Wird Ihnen eine Urheberrechtsverletzung vorgeworfen, erfolgt häufig eine Abmahnung über einen Anwalt oder die Aufforderung zu einer außergerichtlichen gütlichen Einigung. Die Beträge sind hier meist sehr hoch. Sollten Sie eine Abmahnung oder ein anderes Schreiben bezüglich einer Urheberrechtsverletzung erhalten, ist der Kontakt zu einem Fachanwalt immer zu empfehlen. Vor allem wenn der Urheberrechtsverstoß nicht eindeutig ist, sollte niemals sofort gezahlt oder überstürzt eine Unterlassenserklärung unterzeichnet werden.
Im vorliegenden Fall konnte durch kurze Verhandlungen mit dem Rechteinhaber eine Reduzierung der gütlichen Ausgleichszahlung um 50% vereinbart werden.
Interesse und Aufmerksamkeit¶
Als Fazit sollten Sie als haftender Anbieter Ihrer Internetpräsenz immer ein offenes Auge für das Thema Urheberrecht haben. Aufmerksames Lesen von Nutzungsrichtlinien und Nachvollziehen von eventuellen Nutzungsrechten Anderer kann Sie vor Forderungen schützen. Zum Thema Urheberrecht existieren viele Fortbildungsmöglichkeiten, auch die mecodia GmbH bietet hier Fortbildungsmaßnahmen an.
Rechtlicher Hinweis¶
Dieser Text soll Ihnen Anhaltspunkte zum Thema Urheberrecht bieten und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Korrektheit. Im Zweifel sollten Sie sich immer Rechtsberatung bei einem Anwalt einholen.
Tipps unter Windows¶
Gleichzeitiges Drucken verschiedener Dokumente¶
Möchten Sie mehrere verschiedene Dokumente drucken, weil Sie beispielsweise die Veranstaltungspässe aller Teilnehmer exportiert haben und diese nun in mehreren PDF-Dokumenten vorliegen, gibt es unter Windows die Möglichkeit diese Dateien direkt in die Druckaufträge zu ziehen. Damit entgehen Sie dem Aufwand jedes Dokument einzeln zu öffnen und von Hand zu drucken.
Dazu gehen Sie in den Systemsteuerungen in die Druckeranzeige und lassen sich von dem gewünschten Drucker die Druckaufträge anzeigen. Nun können Sie einfach per Drag&Drop die Daten in dieses Fenster ziehen. Der Druckassistent wird Sie nun fragen, ob Sie sicher sind, mehrere Dokumente auf einmal zu drucken. Nach dem Bestätigen dieser Frage startet der Druckvorgang.
Wichtig: Achten Sie darauf, dass die zu druckenden Dateien im DinA4-Format abgespeichert sind.
Infografik: Wie läuft ein Ferienprogramm ab?¶
Infografik: Wie melde ich mich für ein Ferienprogramm an?¶
Eine Liste der am häufigsten gestellten Fragen finden Sie hier:
Häufig gestellte Fragen¶
Allgemeines¶
1) Welche Benutzertypen gibt es in Zmart-iVent?¶
In Zmart-iVent gibt es drei Benutzertypen, die mit dem System interagieren.
Institution
Das sind Sie als Angestellte der tragenden Institution, also beispielsweise der Stadt oder Gemeinde. Sie sind für die Verwaltung des gesamten Programms zuständig und haben die Möglichkeit, sämtliche Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und festzulegen, was im System passiert.
Veranstalter
Dies sind meist Vereine, Kirchen, Gruppen oder Unternehmen, mit denen Ihre Institution zusammenarbeitet und welche meist die eigentlichen Veranstaltungen während des Programms durchführen. Die Veranstalter lassen Ihnen die Daten der Veranstaltungen zukommen, damit Sie diese ins System einarbeiten können oder sie tragen die Daten selbst ein.
Teilnehmer
Dies sind die Kinder und Jugendlichen, die letztlich an den Veranstaltungen teilnehmen. Sie suchen sich selbstständig Veranstaltungen aus, legen fest mit wem sie diese besuchen möchten und haben die Möglichkeit, den Veranstaltern und Ihnen wichtige Informationen, z. B. zu Allergien, zukommen zu lassen.
2) Ich habe den Eindruck, dass gewisse Dinge nicht korrekt angezeigt werden/funktionieren. Woran kann das liegen?¶
Eine beliebte Quelle für vermeintliche Fehler ist ein veralteter Webbrowser. Ob Ihr Webbrowser aktuell ist und was Sie diesbezüglich am besten tun, erfahren sie auf dieser Seite.
Falls Sie trotz aktuellem Webbrowser den Eindruck haben, einen Fehler gefunden zu haben, schicken Sie uns bitte eine E-Mail. Wir kümmern uns dann schnellstmöglich darum.
Teilnehmer¶
1) Ich möchte mein Kind bei mehreren Veranstaltungen anmelden, geht das oder gibt es eine Begrenzung?¶
Die Institution kann eine Obergrenze für Anmeldungen pro Teilnehmer festlegen.
2) Mein Kind hat eine Allergie, bestimmte Essgewohnheiten etc. Wie teile ich das dem Veranstalter mit?¶
Beim Anpassen der Anmeldung (Schritt 2) können Sie Hinweise an den Veranstalter hinterlassen. Tragen Sie dort bitte Allergien o.Ä. ein. Achten Sie auch auf weitere Hinweise in der Veranstaltungsbeschreibung oder dem Hilfstext! Eventuell benötigt der Veranstalter noch weitere Angaben.
3) Kann die Anmeldung meines Kindes über den zugesendeten Link noch bearbeitet werden?¶
Nein, die Anmeldung ist verbindlich und kann nicht mehr bearbeitet werden. Wollen Sie dennoch Änderungen vornehmen, müssen Sie die Institution direkt kontaktieren.
4) Ich habe mein Kind angemeldet und ich habe eine Bestätigungs-E-Mail erhalten. Was passiert jetzt?¶
Anmeldung mit Sofortbuchung
Die Bestätigungs-E-Mail enthält Ihren Zugang zum Veranstaltungspass. Dort ist aufgelistet, welchen Veranstaltungen Ihr Kind zugeteilt wurde, bei welchen es auf der Warteliste steht und bei welchen Veranstaltungen es aufgrund fehlender Plätze abgelehnt wurde.
Anmeldung mit Zuteilung
Bitte warten Sie ab, bis Sie eine E-Mail erhalten, in der Ihr Zugang zum Veranstaltungspass enthalten ist. Dort ist aufgelistet, welchen Veranstaltungen Ihr Kind zugeteilt wurde, bei welchen es auf der Warteliste steht und bei welchen Veranstaltungen es aufgrund fehlender Plätze abgelehnt wurde.
5) Mein Kind ist für Veranstaltungen zugeteilt worden. Was muss ich jetzt machen? Wo bezahle ich für die Veranstaltungen?¶
Nach der Zuteilung erhalten Sie eine E-Mail von der Institution mit einem Link zum Veranstaltungspass. Dort sind die Veranstaltungen aufgeführt, denen Ihr Kind zugeteilt wurde und bei denen es auf der Warteliste steht.
Ebenfalls angegeben sind die Teilnehmerbeiträge. Manche müssen bei der Institution, manche direkt beim Veranstalter bezahlt werden. Diese Informationen entnehmen Sie dem Veranstaltungspass. Weitere Angaben zum Bezahlungsprozess finden Sie in der E-Mail.
6) Mein Kind steht auf einer Warteliste. Wie funktioniert das Nachrückverfahren?¶
Wenn sich ein anderer Teilnehmer wieder abmeldet (z. B. weil er krank wird oder keine Zeit hat), dann rücken neue Teilnehmer von der Warteliste nach. Wird Ihr Kind aufgenommen, dann erhalten Sie eine Benachrichtigung an Ihre angegebene E-Mail-Adresse.
7) Mein Kind möchte sich von einer/mehreren Veranstaltung/en wieder abmelden. Was muss ich tun?¶
Wird Ihr Kind krank oder hat es für eine Veranstaltung keine Zeit, können Sie es wieder vom Programm abmelden. Rufen Sie dazu bei der Telefonnummer an, die die Institution in Zmart-iVent hinterlegt hat. Eine Abmeldung innerhalb des Systems ist nicht möglich. Bitte beachten Sie: Die Anmeldung ist verbindlich, deswegen fallen bei manchen Institutionen bei einer Abmeldung Kosten an!
8) Ich habe keine eigene E-Mail-Adresse. Kann ich mein Kind trotzdem anmelden?¶
Wenn Sie keine eigene E-Mail-Adresse haben, müssen Sie sich direkt bei der Institution, per Post oder telefonisch anmelden. Die Kontaktdaten entnehmen Sie dem jeweiligen Programm. Eine Benachrichtigung über die Zuteilung erfolgt entweder auf dem Postweg oder per Telefon.
Veranstalter¶
1) Ich möchte den Teilnehmerbeitrag ändern, obwohl die Anmeldung schon läuft. Funktioniert das?¶
Nein, der Teilnehmerbeitrag kann nur geändert werden, wenn der Anmeldezeitraum noch nicht begonnen hat.
2) Ich möchte eine Liste aller Teilnehmer abrufen, die bei meiner Veranstaltung teilnehmen. Wo finde ich diese Liste?¶
Von der Institution erhalten Sie einen Online-Zugang, mit dem Sie auf eine Übersicht Ihrer Veranstaltungen und die Teilnehmerliste zugreifen können. In der Mitteilungszentrale können Sie auch Nachrichten an alle Teilnehmer verschicken, falls die Institution Ihnen genügend Rechte gegeben hat.
3) Ich will wissen, ob Teilnehmer meiner Veranstaltung eine Allergie o.ä. haben? Wie können die Teilnehmer mir das mitteilen? Wo finde ich die Informationen?¶
Wollen Sie bestimmte Informationen von den Teilnehmern erhalten, schreiben Sie das in die Beschreibung der Veranstaltung. Teilnehmer haben dann die Möglichkeit Ihnen diese Informationen bei der Anmeldung zu hinterlassen.
Sie finden alle Informationen zu Allergien o.ä. in Ihrem Online-Zugang. Wählen Sie dazu eine Veranstaltung aus. Die gesuchten Informationen finden sich in der Spalte Notizen.
4) Ich möchte meine Veranstaltung absagen. Wie informiere ich die Teilnehmer? Wie lösche ich die Veranstaltung?¶
Informieren der Teilnehmer
Rufen Sie die Mitteilungszentrale in Ihrem Online-Zugang auf und verschicken Sie eine E-Mail an die Teilnehmer der Veranstaltung, die Sie absagen möchten.
Löschen der Veranstaltung
Nehmen Sie direkten Kontakt mit Ihrer Institution auf. Diese kann die Veranstaltung für Sie löschen.
Institution¶
2) Wie funktioniert die Anmeldung der Teilnehmer zu den Veranstaltungen?¶
Für die Teilnehmer des Programms gibt es einen eigenen Bereich, über den Eltern ihre Kinder anmelden können. Dazu müssen Sie in der Übersicht des Programms die Option „Teilnehmeranmeldung freigeschaltet“ auswählen.
Danach können Anmeldungen über die Internetseite erfolgen. Hier wird für jedes Programm eine Übersicht dargestellt, welche Veranstaltungen besucht werden können. Alle notwendigen Informationen zu den Veranstaltungen sind hier kompakt aufgelistet.
Die Teilnehmer können nun Veranstaltungen auswählen, die sie besuchen möchten. Anschließend besteht die Möglichkeit, die Veranstaltungen zu priorisieren, d.h. anzugeben, welche Veranstaltungen am liebsten besucht werden möchten. Außerdem können Gruppenwünsche angegeben werden, die bei der Verteilung gemeinsam mit dem Teilnehmer zugeteilt werden können. Auch Hinweise für die Veranstalter (z. B. Allergien) können hinterlegt werden. Schließlich werden die persönlichen Daten des Teilnehmers abgefragt und nach einer Prüfung der Daten wird die Anmeldung abgeschickt.
Zu diesem Zeitpunkt tauchen alle Angaben des Teilnehmers im System auf und können von Ihnen eingesehen werden. Der Teilnehmer erhält eine Bestätigungs-E-Mail, in der alle Angaben nochmals aufgeführt sind.
Sofortbuchung
Die Teilnehmer erhalten in einer Bestätigungs-E-Mail, die automatisch nach der Anmeldung verschickt wird, direkt einen Link zu ihrem Veranstaltungspass. Diesen sollen die Eltern der Teilnehmer nun ausdrucken, unterschreiben und Ihnen zukommen lassen, sodass Sie eine offizielle Bestätigung der Eltern über die Anmeldung erhalten. Sie können den Erhalt der Bestätigung anschließend im System hinterlegen.
Buchung mit Zuteilung
Die Teilnehmer erhalten in einer Bestätigungs-E-Mail, die automatisch nach der Anmeldung verschickt wird, allgemeine Informationen zum weiteren Vorgehen. Zudem erhalten die Teilnehmer von Ihnen noch eine weitere E-Mail, die Sie verschicken sollten, sobald Sie die Zuteilung abgeschlossen haben. Diese enthält den Link zum Veranstaltungspass. Zum Abschluss der Anmeldung sollen die Eltern der Teilnehmer nun den Veranstaltungspass ausdrucken, unterschreiben und Ihnen zukommen lassen, sodass Sie eine offizielle Bestätigung der Eltern über die Anmeldung erhalten. Sie können den Erhalt der Bestätigung anschließend im System hinterlegen.
3) Wie funktioniert die automatische Zuteilung?¶
Nutzt Ihre Institution die automatische Zuteilung bei einem Programm mit Zuteilung, dann wird der Zuteilungsalgorithmus aktiv. Der Zuteilungsalgorithmus verteilt alle Anmeldungen möglichst optimal. Oberstes Ziel ist es, alle Personen unterzubringen. Sollte dies nicht möglich sein (z. B. weil es mehr Anmeldungen als freie Plätze gibt), werden die Personen in die Warteliste, bzw. sollte diese ebenfalls voll sein, in die “abgelehnt” Liste verschoben.
4) Nach der automatischen Zuteilung haben einige Teilnehmer keinen Platz bekommen, welche Möglichkeiten gibt es jetzt?¶
Sie können direkt Kontakt mit den Veranstaltern aufnehmen und nachfragen, ob diese einige überzählige Personen trotzdem aufnehmen können. Sie können die Anmeldungen dann von Hand einer Veranstaltung zuteilen. Ansonsten können nur durch Absagen von bereits zugeteilten Teilnehmern noch Teilnehmer nachrücken.
5) Einige Teilnehmer haben sich nach der Zuteilung wieder abgemeldet. Wie entferne ich die abgemeldeten Teilnehmer? Wie verteile ich die Personen auf der Warteliste optimal auf die freien Plätze?¶
Wenn sich Teilnehmer telefonisch oder direkt bei Ihnen von einer Veranstaltung abmelden, können Sie diese entfernen und durch Personen auf der Warteliste ersetzen.
Entfernen der abgemeldeten Teilnehmer
Gehen Sie zum Menüpunkt Anmeldungen, um eine Übersicht über alle zugeteilten und nicht zugeteilten Personen zu erhalten. Wählen Sie hier die Veranstaltung aus der Liste Veranstaltungen aus, von der sich Teilnehmer wieder abgemeldet haben. In der Spalte Zugeteilt klicken Sie auf das Informations-Symbol, um die Person zu bearbeiten. Mit der Option Anmeldung löschen entfernen Sie die Person endgültig aus der Veranstaltung.
Personen auf der Warteliste auf freie Plätze verteilen
Wählen Sie die gesuchte Veranstaltung aus der Liste Veranstaltungen aus. Auf der rechten Seite sind zugeteilte Anmeldungen, die Warteliste und nicht zugeteilte Anmeldungen aufgeführt. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
Sie können die Personen auf der Warteliste von Hand in die Liste Zugeteilt verschieben ODER
Sie führen erneut die Automatische Zuteilung aus. Alle Personen auf den Wartelisten werden vom System nun optimal verteilt. Diese Möglichkeit ist insbesondere dann sinnvoll, wenn viele Plätze durch Absagen frei werden. Beachten Sie hier, dass die Funktion Aktuelle Zuteilung verwerfen nicht aktiviert ist. Ansonsten werden alle Personen neu verteilt. Auch die, die schon einer Veranstaltung zugeteilt sind.
Vergessen Sie nicht, die neu zugeteilten Personen per E-Mail zu informieren. Gehen Sie dazu in die Mitteilungszentrale und verschicken Sie eine E-Mail an die entsprechenden Personen. Teilen Sie auch mit, dass eventuell neue Beiträge für die Veranstaltungen bezahlt werden müssen.
Bezahlung der neu zugeteilten Teilnehmer
Die neu zugeteilten Teilnehmer müssen eventuell einen Beitrag für die Veranstaltungen entrichten. Wählen Sie den Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht aus und bestätigen Sie eingegangene Zahlungen.
6) Ich habe bei einem Teilnehmer aus Versehen angegeben, dass er schon unterschrieben hat. Kann ich das wieder entfernen?¶
Wählen Sie den Teilnehmer in der Teilnehmerübersicht aus und klicken Sie dann auf Unterschrift nicht eingegangen.
7) Einige Teilnehmer sind mit der Bezahlung und Unterschrift im Verzug. Wie kann ich ihnen eine Erinnerung zukommen lassen?¶
Nutzen Sie die Mitteilungszentrale. Wählen Sie hier die entsprechenden Teilnehmer aus und versenden Sie eine E-Mail mit der Zahlungserinnerung. Es gibt hierfür eine Vorlage, mit der Sie automatisch alle Personen erreichen können, die im Verzug sind.
8) Ein Veranstalter (Verein etc.) möchte eine Veranstaltung absagen. Wie informiere ich die Teilnehmer? Wie lösche ich die Veranstaltung oder sage sie ab?¶
Wenn die Veranstalteransicht in Ihrer Institution aktiviert ist (wenn also die Veranstalter ihre Veranstaltungen selbst in das System eintragen können), dann können Veranstalter die Schritte zum Absagen/Entfernen der Veranstaltung direkt im System vornehmen.
Ist dies nicht der Fall, müssen Sie die Veranstaltung absagen/entfernen. Folgen Sie dazu den nachfolgenden Schritten.
Informieren der Teilnehmer
Rufen Sie die Mitteilungszentrale auf und verschicken Sie eine E-Mail an die Teilnehmer der Veranstaltung, die Sie absagen/löschen möchten. Tipp: Informieren Sie wenn nötig auch darüber, wie die Teilnehmer einen schon bezahlten Teilnehmerbeitrag zurück bekommen können.
Löschen der Veranstaltung
Gehen Sie in das Menü Veranstaltungen und wählen Sie die zu löschende Veranstaltung aus. Klicken Sie auf Veranstaltung entfernen und bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf Löschen.
Absagen der Veranstaltung
Alternativ können Sie eine Veranstaltung auch erstmal nur absagen, dabei bleiben sämtliche Teilnehmer in der Veranstaltung erhalten und werden auf den Status „Abgelehnt“ gesetzt. Um eine Veranstaltung abzusagen, gehen Sie in das Menü Veranstaltungen und wählen Sie die zu absagende Veranstaltung aus. Klicken Sie auf Veranstaltung absagen und bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf Absagen. Sollte die Veranstaltung wieder verfügbar sein, können Sie sie wieder durch einen Klick auf Veranstaltung erneut anbieten wieder aktiv setzen.
Achtung: Die Teilnehmer behalten weiterhin den Status „Abgelehnt“ und müssen von Ihnen bearbeitet und informiert werden.
9) Wie melde ich Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse an?¶
Anmeldung des Teilnehmers
Hat ein Teilnehmer keine eigene E-Mail-Adresse oder keinen Internetzugang, muss die Anmeldung über die Institution eingereicht werden. Legen Sie einen Teilnehmer an, wie es im Handbuch beschrieben wird. Melden Sie ihn nun für die gewünschten Veranstaltungen an.
Geben Sie beim Anlegen des Teilnehmers im Feld E-Mail-Adresse eine E-Mail-Adresse der Institution an, um den Benachrichtigungsprozess zu vereinfachen.
Alternativ haben Sie die Option in den Einstellungen Ihres Programms unter Allgemeines im Punkt E-Mail-Postfach für Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse eine E-Mail-Adresse anzugeben die immer für alle Teilnehmer verwendet wird, die selber keine E-Mail-Adresse besitzen. Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, brauchen Sie den Teilnehmern nicht mehr selbst eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, da Zmart-iVent automatisch die von Ihnen ausgefüllte Adresse verwendet.
Benachrichtigung über Zuteilung
Ist die Zuteilung der Teilnehmer abgeschlossen, schicken Sie in der Mitteilungszentrale eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer.
Die Benachrichtigungen der Teilnehmer, die keine E-Mail-Adresse besitzen, werden der von Ihnen zuvor angegebenen E-Mail-Adresse Ihrer Institution zugestellt. Drucken Sie die E-Mails aus und senden Sie sie den jeweiligen Teilnehmern auf dem Postweg zu.
Alternativ können Sie diese Teilnehmer auch telefonisch benachrichtigen.
10) Was sind diese komischen kleinen Bilder und kann man die ändern?¶
Die kleinen Bilder sind Avatare. Mit diesen Bildern ist ein schnelleres Unterscheiden der unterschiedlichen Institutionsbenutzer möglich. Gerade bei den letzten Änderungen kann über den Avatar schnell erkannt werden, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
11) Wie kann ich Teilnehmer benachrichtigen die ihren Veranstaltungspass noch nicht gesehen haben?¶
Sie können in der Mitteilungszentrale im zweiten Schritt auswählen, welche Teilnehmer Sie anschreiben wollen. Unter anderem gibt es dort die Einschränkung Veranstaltungspass noch nicht gesehen. In den weiteren Schritten fahren Sie dann wie gewohnt fort.
Fragen an die Entwickler¶
Sie haben eine Frage oder wissen einmal nicht weiter? Dann schreiben Sie uns einfach an, wir sind gerne für Sie da.
1) Das System scheint für die Teilnehmer unverständlich zu sein.¶
Sollten Sie bemerken, dass Ihre Teilnehmer unsicher sind, wie das System zu benutzen ist oder bei der Benutzung Schwierigkeiten auftreten, so geben Sie die Probleme bitte möglichst genau an uns weiter. Dank Ihrer Rückmeldung können wir Zmart-iVent verbessern und für Sie und Ihre Teilnehmer noch angenehmer gestalten.
2) Ich habe wohl einen Fehler gefunden bzw. Ich habe das Gefühl das hier etwas nicht stimmt.¶
Bitte beschreiben Sie uns möglichst genau, wann und wo der Fehler bei Ihnen auftritt. Wir kümmern uns so schnell wie möglich um die Behebung der Fehlfunktion. Unsere Kontaktinformationen finden Sie weiter unten. Alternativ finden Sie am rechten Rand ihres Browserfensters einen Button mit dem Text „Anmerkungen?“. Wenn Sie diesen anklicken öffnet sich ein Formular, in dem Sie uns den Fehler beschreiben und auch zusätzliche Screenshots anhängen können.
Tipp: Wenn Sie das Häkchen unter „Include data about your current environment…“ anhaken, erhalten wir zusätzliche Informationen darüber auf welcher Seite in Zmart-iVent Sie sich befunden haben, was uns die Fehlersuche und Behebung enorm erleichtert.
3) Ich habe einen Verbesserungsvorschlag oder einen Wunsch für eine neue Funktion.¶
Großartig! Durch Ihr Feedback können wir Zmart-iVent noch besser und damit die Arbeit für Sie angenehmer machen.
Kontaktieren Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular auf der Zmart-iVent-Webseite und teilen Sie uns Ihre Wünsche mit.
Alternativ können Sie auch hier den Button am rechten Rand ihres Browserfensters, „Anmerkungen?“, nutzen um uns Feedback zukommen zu lassen.
4) Ich habe ein dringendes Problem und brauche sofort Hilfe!¶
In diesem Fall erreichen Sie uns am besten telefonisch unter folgender Festnetznummer:
07127 799118
In weniger dringenden Fällen kontaktieren Sie uns ganz bequem über unsere reguläre E-Mail Adresse . Wir melden uns dann umgehend bei Ihnen!
Impressum¶
Allgemeine Information gemäß § 5 Telemediengesetz¶
mecodia GmbH
Neckartailfinger Straße 1
72631 Aichtal
+49 7127 570 191-0
Geschäftsführung¶
Florian Beutenmüller, Florian Greinert
Registernummer
HRB 736517 (Amtsgericht Stuttgart)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
gemäß §27 a Umsatzsteuergesetz: DE280659383
Angaben zur Berufshaftpflichtversicherung
VHV Allgemeine Versicherung AG, 30138 Hannover
Geltungsbereich: Weltweit (außer USA und Kanada)
Verantwortlich für den Inhalt nach § 55 Abs. 2 RStV¶
Florian Beutenmüller und Florian Greinert Neckartailfinger Straße 1 72631 Aichtal
+49 7127 570 191-0
Online-Streitbeilegung¶
Die Online-Plattform zur Online-Streitbeilegung in Verbraucherangelegenheiten ist unter der Adresse https://ec.europa.eu/consumers/odr erreichbar. Unsere E-Mail-Adresse lautet mail@mecodia.de. Hinweis gemäß VSBG Wir sind nicht verpflichtet und nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle i.S.d. VSBG teilzunehmen.
Haftungsausschluss¶
1. Haftung für Inhalte¶
Als Dienstanbieter sind wir gemäß § 7 Abs.1 TMG für eigene Inhalte auf diesen Seiten nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Die Autoren übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, der angebotenen Online-Scans oder Downloads, die nicht aus eigenen Quellen stammen. Haftungsansprüche gegen die Autoren, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern seitens des Autors kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt. Alle Angebote sind freibleibend und unverbindlich. Die Autoren behält es sich ausdrücklich vor, Teile der Seiten oder das gesamte Angebot ohne gesonderte Ankündigung zu verändern, zu ergänzen, zu löschen oder die Veröffentlichung zeitweise oder endgültig einzustellen. Nach §§ 8 bis 10 TMG sind wir als Dienstanbieter jedoch nicht verpflichtet, übermittelte oder gespeicherte fremde Informationen zu überwachen oder nach Umständen zu forschen, die auf eine rechtswidrige Tätigkeit hinweisen. Verpflichtungen zur Entfernung oder Sperrung der Nutzung von Informationen nach den allgemeinen Gesetzen bleiben hiervon unberührt. Eine diesbezügliche Haftung ist jedoch erst ab dem Zeitpunkt der Kenntnis einer konkreten Rechtsverletzung möglich. Bei Bekanntwerden von entsprechenden Rechtsverletzungen werden wir diese Inhalte umgehend entfernen.
2. Haftung für Links¶
Unser Angebot enthält Links zu externen Webseiten Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr übernehmen. Für die Inhalte der verlinkten Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich. Die verlinkten Seiten wurden zum Zeitpunkt der Verlinkung auf mögliche Rechtsverstöße überprüft. Rechtswidrige Inhalte waren zum Zeitpunkt der Verlinkung nicht erkennbar. Eine permanente inhaltliche Kontrolle der verlinkten Seiten ist jedoch ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir derartige Links umgehend entfernen.
3. Urheberrecht¶
Die durch die Seitenbetreiber erstellten Inhalte und Werke auf diesen Seiten unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtes bedürfen der schriftlichen Zustimmung des jeweiligen Autors bzw. Erstellers. Downloads und Kopien dieser Seite sind nur für den privaten, nicht kommerziellen Gebrauch gestattet. Soweit die Inhalte auf dieser Seite nicht vom Betreiber erstellt wurden, werden die Urheberrechte Dritter beachtet. Insbesondere werden Inhalte Dritter als solche gekennzeichnet. Sollten Sie trotzdem auf eine Urheberrechtsverletzung aufmerksam werden, bitten wir um einen entsprechenden Hinweis. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir derartige Inhalte umgehend entfernen.
Datenschutzerklärung¶
Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserer Website. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für uns sehr wichtig. Nachstehen informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten.
1. Datenschutz¶
Eine Nutzung der Internetseite ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern Sie Angebote über unsere Internetseite in Anspruch nehmen möchten, könnte jedoch eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich werden. Ist diese erforderlich und besteht für eine solche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage, holen wir generell eine Einwilligung von Ihnen ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. Namen, E-Mailadressen, Telefonnummern, etc.) erfolgt stets unter Beachtung aller einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Außerdem wollen wir Sie über die ihnen zustehenden Rechte aufklären.
Zusätzlich haben wir für Sie zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz Ihrer Daten sicherzustellen.
2. Ansprechpartner und Rechtsgrundlage¶
Wir sind verantwortlich im Sinne der einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Unsere Kontaktdaten lauten:
mecodia GmbH
Neckartailfinger Straße 1
72631 Aichtal
Telefon 07127/ 570 191 – 0
Telefax 07127/ 570 191 – 7
E-Mail datenschutz@mecodia.de
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. a), b), c) und f) DSGVO. Die Bereitstellung der Daten ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben bzw. für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind daher nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Die Verwendung von Cookies und die Anfertigung von Nutzungsanalysen hilft uns dabei, unsere Webseite und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der Daten nach Artikel 6 Abs.1 lit. f) DSGVO.
Wir weisen Sie auf Ihr Auskunftsrecht, Ihr Recht auf Berichtigung, Ihr Recht auf Löschung, Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit (vgl. Artikel 15 bis Artikel 18 und Artikel 20 DSGVO) hin. Zur Geltendmachung dieser Rechte können Sie sich direkt an uns oder auch an unseren unten genannten Datenschutzbeauftragten wenden. Hinweisen möchten wir Sie auch auf die Möglichkeit einer Beschwerde gegenüber der unten genannten zuständigen Datenschutzbehörde. Sie können Ihre erteilten Einwilligungen per E-Mail an uns widerrufen. Sofern keine handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. Sie erhalten eine Bestätigung hierüber.
Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:
RA Kai Schützle
Schützle Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Hans-Schweiner-Straße 29
74076 Heilbronn
Telefon 07131 / 12 08 73 – 0
Telefax 07131 / 12 08 73 – 9
E-Mail datenschutz@ra-schuetzle.de
Die Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz lauten:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart
Telefon 0711 / 61 55 41 – 0
Telefax 0711 / 61 55 41 – 15
E-Mail poststelle@lfdi.bwl.de
3. Verwendung von Cookies¶
Wir verwenden Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen (sog. persistente Cookies). Durch den Einsatz von Cookies können wir Ihnen nutzerfreundlichere Services bereitstellen. Sie können die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit und dauerhaft in den Einstellungen des genutzten Internetbrowsers verhindern. Außerdem können Sie bereits gesetzte Cookies jederzeit in gängigen Internetbrowser oder mit anderen Softwareprogramme löschen. Deaktiviert Sie die Setzung von Cookies, kann die Funktion unserer Internetseite eingeschränkt sein.
4. Erfassung von allgemeinen Daten¶
Wir erfassen bei jedem Aufruf unserer Internetseite durch Sie eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen in Logfiles (z. B. Ihren Browsertypen, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, Ihre IP-Adresse und sonstige ähnliche Daten und Informationen). Dies dient der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere IT-Systeme. Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf Sie. Die Informationen werden benötigt, um die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, zu optimieren, die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme und Internetseite zu gewährleisten sowie um im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Dadurch stellen wir ein bestmöglichstes Schutzniveau Ihrer Daten sicher. Dabei werden die anonym erhobenen Logfiles strikt von sonstigen personenbezogenen Daten getrennt und nicht an Dritte weitergegeben.
5. Kontaktmöglichkeit¶
Unsere Internetseite enthält Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme sowie eine unmittelbare Kommunikation mit uns ermöglichen (z. B. E-Mailadresse, Tel.). Sofern Sie per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten automatisch zur Bearbeitung oder Kontaktaufnahme gespeichert. Es erfolgt keine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte.
Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Zwecks erforderlich ist, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht. Entfällt der Zweck oder läuft eine Speicherfrist ab, werden Ihre personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
6. Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten¶
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Zwecks erforderlich ist, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht. Entfällt der Zweck oder läuft eine Speicherfrist ab, werden Ihre personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
7. Nutzung von Google Analytics (mit Anonymisierungsfunktion)¶
Wir haben auf unserer Internetseite die Komponente Google Analytics (mit Anonymisierungsfunktion) als Web-Analyse-Dienst integriert. Betreibergesellschaft der Google-Analytics-Komponente ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA. Google Analytics nutzt dazu Cookies (siehe 3.) wodurch personenbezogene Informationen (z. B. IP-Adresse, Zugriffszeiten, von welcher Seite aus Sie uns besucht haben, Nutzungszeiten, etc.) gespeichert werden. Dadurch ist eine Nutzungsanalyse möglich um Besucherverhalten besser zu verstehen und die Seite zu optimieren. Wir verwenden Google Analytics mit dem Zusatz „_gat._anonymizeIp“. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google gekürzt und anonymisiert, wenn Sie aus einem Mitgliedstaat der EU einem Vertragsstaat des EWR auf unsere Seite zugreifen. Im Rahmen der Web-Analyse erhält Google Kenntnis über die personenbezogenen Daten, die Google unter anderem dazu dienen, die Herkunft der Besucher und Klicks nachzuvollziehen und in der Folge Provisionsabrechnungen zu ermöglichen. Die Daten werden dabei an Google in den Vereinigten Staaten von Amerika übertragen, dort gespeichert und unter Umständen auch an Dritte weitergegeben. Sie können das Setzen von Cookies generell unterbinden, was auch das Setzen eines Cookies durch Google betrifft, oder Cookies zu einem späteren Zeitpunkt löschen (siehe 3.). Sie können einer Erfassung der durch Google Analytics erzeugten, auf eine Nutzung dieser Internetseite bezogenen Daten sowie der Verarbeitung dieser Daten durch Google widersprechen und verhindern. Hierzu müssen Sie ein Browser-Add-On unter dem Link https://tools.google.com/dlpage/gaoptout herunterladen und installieren. Dieses Browser-Add-On teilt Google Analytics mit, dass keine Daten und Informationen an Google Analytics übermittelt werden dürfen, was Google als Widerspruch wertet. Sollten Sie Ihr IT-System zu einem späteren Zeitpunkt löschen, formatieren oder neu installieren, müssen Sie das Browser-Add-On erneut installieren. Weitere Informationen und die geltenden Datenschutzbestimmungen von Google können unter https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/ und unter https://www.google.com/analytics/terms/de.html abgerufen werden. Google Analytics wird unter diesem Link https://www.google.com/intl/de_de/analytics/ genauer erläutert.
Eine ausführlichere Auflistung aller Änderungen und Neuerungen ab Version 2018.03 finden Sie hier:
Änderungen zwischen Versionen¶
Update von 2018.3 auf 2019.1¶
Neue Freundesgruppen¶
Freundesgruppen können nun über von Zmart-iVent generierten Freundesgruppencodes gebildet werden. Teilnehmer können sich bei einer Anmeldung einen Freundesgruppencode erstellen lassen und diese an ihre Freunde weitergeben. Die Freunde müssen den Code nur bei der Anmeldung in derselben Veranstaltung eintragen und sie werden als gemeinsame Gruppe erkannt.
Die Option um Freundesgruppen zuzulassen finden Sie in den Programmeinstellungen unter Besondere Anmeldeoptionen.
Benutzerdefinierte Fragen¶
Die benutzerdefinierten Fragen wurden überarbeitet, nun ist es möglich, unbegrenzt viele eigene Fragen anzulegen. Zudem ist es nun möglich einen Anwendungsbereich anzugeben, es besteht die Auswahl aus Anmeldung, Teilnehmer und Veranstaltung. Mehr dazu erfahren sie hier.
Erweiterte Zugangscodes¶
Zugangscodes haben einige Funktionen dazu erhalten.
Kategorien
Zugangscodes können nun davor erstellten Kategorien zugewiesen werden, um die Verwaltung übersichtlicher zu gestalten. Weiterhin können alle Zugangscodes einer Kategorie gleichzeitig aktiviert/deaktiviert oder gelöscht werden, sofern man die Berechtigung dafür besitzt.
Optionale Zugangscodes
Es können nun optionale Zugangscodes für Programme zugelassen werden, um z. B. einen Teilnehmer nach einer Zugangscode-Kategorie zu sortieren oder Rabatte zu ermöglichen.
Begrenzungsmodus
Zugangscodes können nun zwei Begrenzungsmodi zugewiesen werden: Teilnehmer und Teilnehmertage (TNT). Im Teilnehmer Begrenzungsmodus verhalten sich die Zugangscodes wie gewohnt. Im Teilnehmertage Begrenzungsmodus können Sie festlegen, für wie viele Teilnehmertage ein Zugangscode benutzt werden kann. Ein Teilnehmer-Tag entspricht dabei einer Veranstaltung, die mindestens vier Stunden in Anspruch nimmt. Angenommen ein Teilnehmer bekommt einen Zugangscode mit 4 Teilnehmertagen und meldet sich damit bei einer Veranstaltung an, die über 2 Tage und jeden Tag über 4 Stunden stattfindet, hat dieser hinterher noch 2 Teilnehmertage auf dem Zugangscode übrig.
Zugangscodes bearbeiten
Zugangscodes können nun nachträglich bearbeitet werden.
Änderungshistorie
Änderungen an Zugangscodes werden nun in der Änderungshistorie angezeigt.
Neue Bezahlverfahren¶
epay21
Mit epay21 haben wir einen weiteren Bezahlungsanbieter implementiert, der besonders für die öffentliche Verwaltung attraktiv ist. epay21 bietet die folgenden Bezahlungsmethoden an:
PayPal
Girosolution
VISA
Mastercard
GiroPay
paydirekt
Weitere Informationen zu epay21 finden Sie auf der offiziellen Website: https://www.ekom21.de/loesungen/epay21/
BS PAYONE
Bei BS PAYONE handelt es sich um einen Bezahlungsanbieter, der viele Zahlungsverfahren anbietet. Die von Zmart-iVent unterstützen Zahlungsverfahren sind:
Sofortüberweisung
GiroPay
PayPal
paydirekt
Vorkasse
Kreditkarte (VISA, Mastercard und mehr)
Weitere Informationen zu BS PAYONE finden Sie auf der offiziellen Website: https://www.bspayone.com/DE/de
Beide neuen Bezahlmethoden finden Sie in den Bezahl-Einstellungen der Programme.
Weitere neue Funktionen¶
Neue Warnungen¶
Warnung bei gespaltenen Freundesgruppen
Falls Gruppen von Teilnehmern nicht vollständig zugeteilt wurden, werden diese hier angezeigt.
Besondere Anmeldeoptionen¶
Diese Einstellungen finden Sie in den Programmeinstellungen unter Besondere Anmeldeoptionen.
Automatisches Löschen von Anmeldungen mit Zeitkonflikten
Sollte eine Anmeldung bezahlt werden, werden alle Anmeldungen im gleichen Zeitraum die noch nicht bezahlt wurden automatisch gelöscht.
Automatisches Löschen von unbezahlten Anmeldungen
Sollte eine zugeteilte Anmeldung nach einer von Ihnen bestimmten Zeit nicht bezahlt werden, wird sie automatisch gelöscht. Bitte beachten Sie das die Frist zurückgesetzt wird, sobald die Anmeldung bearbeitet wird.
Handhabung von stornierten Anmeldungen
Sie können nun einstellen, was mit von Teilnehmern selbst stornierten Anmeldungen passieren soll. Sie können hierbei zwischen Die Anmeldung wird gelöscht oder Die Anmeldung wird auf „Abgelehnt“ gesetzt und fixiert wählen.
Anmeldeprozess¶
Automatisches Nachrücken und Benachrichtigen von Wartelistenplätzen
Wenn eine Anmeldung durch den Teilnehmer oder automatisiert gelöscht wurde, erhält der nächste Teilnehmer auf der Warteliste automatisch eine Benachrichtigung um den Platz anzunehmen. Diese Option finden Sie in den Programmeinstellungen unter Anmeldeprozess.
Mitteilungen¶
Name des Absenders spezifizieren
Sie können nun bei den Mitteilungen den Namen des Absenders der E-Mails spezifizieren. Wenn das Eingabefeld leer bleibt, wird standardmäßig der Name des Instituts als Absender genommen.
Teilnehmer nach Kontakterlaubnis filtern
In den Mitteilungen haben Sie nun die Möglichkeit nach Teilnehmern zu filtern, die eine Kontaktaufnahme erlauben.
Impressumsangaben¶
Impressumsname
Sie haben jetzt die Möglichkeit, in den Impressumseingaben einen eigenen Impressumsnamen zu definieren. Zuvor wurde immer der Institutionsname als Impressumsname verwendet.
Anrede
Die Anrede für den inhaltlich Verantwortlichen ist nun kein Pflichtfeld mehr. Somit können Sie hier auch beispielsweise Ihr Institut als Verantwortlichen nennen.
Veranstalter-Optionen¶
Sichtbarkeit von Teilnehmerdaten
In den Programmeinstellungen unter Kooperation mit Veranstaltern können Sie ab sofort einstellen, welche Teilnehmerdaten die Veranstalter einsehen dürfen.
Veranstaltungen¶
Unbestätigte Anmeldungen
Sofern Sie in den Programmeinstellungen die Option Anmeldungsbestätigung aktiv unter Besondere Anmeldeoptionen aktiviert haben, können Sie in der Detailansicht einer Veranstaltung alle zugeteilten, aber unbestätigten Anmeldungen löschen.
Behobene Fehler¶
Teilnehmer- und Anmeldungszahl werden nun korrekt in der Programm-Übersicht angezeigt.
Der Rückzahlungsdialog akzeptiert nun . und , für Zahlen.
In den Bezahloptionen des Veranstaltungspasses wird nun der richtige Text angezeigt, wenn Nutzer nur Bar bezahlen können.
Einige Schönheitsfehler wurden behoben.
Einige Fehler aufgrund von Sonderzeichen wurden behoben.
Wenn eine bezahlte Anmeldung abgelehnt wird, wird der Teilnehmer-Betrag wieder korrekt angezeigt.
Update von 2018.2 auf 2018.3¶
Tabellen¶
Sämtliche Tabellen im Adminbereich wurden aktualisiert und besitzen nun ein einheitliches Design. Die Performance wurde ebenfalls verbessert. Die Tabellen für Veranstalter, Veranstaltungen und Teilnehmer haben nun zusätzliche Optionen.
Man kann die Seitengröße der angezeigten Tabelle beschränken (min. 10 Einträge, max. 250 Einträge) und durch die jeweiligen Seiten klicken
Teilnehmer Tabelle: man kann nun nach dem Geburtsdatum filtern
Teilnehmer Tabelle: Anmeldungen und Bezahlstatus werden nun standardmäßig immer angezeigt
Teilnehmer Tabelle: die Spalte für „Unterschriften erhalten“ kann nun auch nach erhaltenen Unterschriften gefiltert werden
Teilnehmer Tabelle: die Spalte für „Bezahlt“ kann nun auch nach nicht bezahlten Teilnehmern filtern
Bezahlsystem v2¶
Das Bezahlsystem von Zmart-iVent wurde komplett überarbeitet und bietet nun zusätzliche Features, die den Umgang rund um das Verwalten sämtlicher Zahlungen vereinfachen.
Teilzahlung
Es ist nun möglich für bereits getätigte Zahlungen eine Teilzahlung anzulegen.
Wenn ein Teilnehmer teilweise bezahlte oder überbezahlt Anmeldungen hat, werden diese nun deutlich visualisiert
Wenn ein Teilnehmer überbezahlt ist, kann man nun andere Anmeldungen damit bezahlen
Weiterhin ist es möglich auch alle Überbeträge auf einmal auszuzahlen
Weitere Informationen und eine detaillierte Anleitung zu diesem Feature können Sie unter Teilnehmer – Zahlungsübersicht finden.
Tagebuch
Das Layout des Tagebuches wurde etwas verbessert
Zahlungsein- und ausgänge können nun Ein- und Ausgeklappt werden.
Nach 100 Einträgen werden die nächsten Einträge in eine neue Seite gepackt, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten
Ausstehende Forderungen:
Nach 100 Einträgen werden die nächsten Einträge in eine neue Seite gepackt, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten
Ausstehende Forderungen können nun nach Tagen gefiltert werden
Forderungen können ausgewählt werden, um Aktionen zu starten:
Nachricht senden: öffnet die Mitteilungszentrale mit den ausgewählten Teilnehmern der Forderungen
Datum zurücksetzen: setzt das Datum der Forderung zurück auf das jetzige Datum
Löschen: löscht die ausgewählten Forderungen
Weitere Informationen finden Sie unter Bezahlung - Ausstehende Forderungen
Zahlungseinstellungen:
Das Layout wurde überarbeitet, sodass die einzelnen Zahlungseinstellungen sich nun in einem Akkordeon befinden, das ein- und ausgeklappt werden kann
Aktive Zahlungseinstellungen werden nun grün markiert, inaktive grau
Bezahlinformationen:
Im Veranstaltungspass der Teilnehmer befindet sich nun ein neuer Button, der die Teilnehmer zu ihren Bezahlinformationen weiterleitet
Auf dieser Seite werden sämtliche Bezahlinformationen aufgelistet, alle ausstehenden Kosten, Überweisungsdaten und die Möglichkeit diese Seite direkt drucken zu können
Registrierung (Sofortbuchung)¶
Wenn ein Teilnehmer sich für Veranstaltungen registriert, die sich in einem Programm mit Sofortbuchung befinden, erhält der Teilnehmer am Ende seiner Registrierung eine Übersicht, ob er angenommen, abgelehnt oder auf die Warteliste gesetzt wurde
Programmeinstellungen¶
Unterschriften:
Eine neue Option im Programm erlaubt es nun Unterschriften per Anmeldung abzufragen. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Einstellungen - Unterschrift pro Anmeldung abfragen
Toleranz der Altersüberprüfung:
Unter „Anmeldung“ lässt sich nun die Toleranz der Altersüberprüfung in Tagen eintragen. Damit können sich Teilnehmer für Veranstaltungen registrieren, für die Sie entweder zu alt oder zu jung sind, solange Sie den Toleranzwert nicht überschreiten.
E-Mail-Postfach für Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse:
Unter „Allgemeines“ kann man nun direkt unter der E-Mail-Absender Adresse ebenfalls eine E-Mail Adresse eingeben, die dann für Kinder benutzt wird, die keine E-Mail Adresse besitzen.
Veranstaltungen¶
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Veranstaltung ist es nun möglich den Treffpunkt in Längen- und Breitengraden anzugeben, dadurch wird der Treffpunkt zu den genauen Koordinaten auf der Karte von Open Street Map verlinkt.
Mitteilungszentrale¶
Eine neue Variable wurde hinzugefügt:
Teilnehmer.relevante-AnhaengeDiese Variable gibt alle Veranstaltungen und deren Anhänge für Teilnehmer aus, die angenommen wurden
Teilnehmerdaten exportieren (DSGVO)¶
In der Verwaltungsansicht gibt es nun einen neuen Punkt: Werkzeuge
Hier findet sich „Teilnehmerdaten exportieren (DSGVO)“
Dadurch lassen sich bestimmte Teilnehmer suchen und werden in einer Liste dargestellt, die anschließend mit allen relevanten Informationen ausgedruckt werden kann
Institutionseinstellungen¶
Unter Anmeldeprozess kann man nun einstellen ob Veranstalter sich selbst anmelden können
Hierdurch können Veranstalter sich eigenständig registrieren, müssen jedoch von einem Admin aktiviert werden
Behobene Fehler¶
Die Programmsichtbarkeit neuerstellter Programme wird ab jetzt standardmäßig auf „Versteckt“ gesetzt
Wenn Teilnehmer sich für eine Veranstaltung registrieren wollen, die zwischenzeitlich gelöscht wurde, erhalten Sie eine aussagekräftige Fehlermeldung
Fehler behoben, bei dem die Absenderadresse beim Verschicken einer E-Mail in der Mitteilungszentrale als Veranstalter, die der Institution und nicht die des Veranstalters war
Diverse Fehler mit falschen Berechtigungen behoben
Veranstalter können sich nicht mehr selbst auf inaktiv setzen